Apartman Yönetimi Devir Teslim Rehberi

Yönetici değişikliği, bir apartmanın mali hafızasının en kolay kaybolduğu andır. Eski yönetici taşınır, dosyalar bir poşette teslim edilir, banka hesabına kimin imza yetkisi olduğu belirsiz kalır ve birkaç ay sonra "bu borç kimin döneminden?" tartışması başlar. Bu rehberde yönetici değiştiğinde kasa, banka, defterler ve belgelerin nasıl devredileceğini, tutanağa neler yazılacağını ve kullanabileceğiniz bir kontrol listesini paylaşıyoruz.

Devir Teslim Neden Önemli?

634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu'na (KMK) göre yönetici ile kat malikleri arasındaki ilişkide, kanunda hüküm bulunmayan hallerde vekalet sözleşmesi hükümleri uygulanır (KMK m.35). Vekalet ilişkisinde vekil, yürüttüğü işin hesabını vermek ve bu iş nedeniyle eline geçenleri müvekkiline teslim etmekle yükümlüdür (Türk Borçlar Kanunu m.508). Kısacası görevi biten yönetici; parayı, belgeleri ve bilgiyi eksiksiz teslim etmek zorundadır.

Yönetici ayrıca KMK kapsamında kat malikleri kuruluna hesap vermekle yükümlüdür ve görev süresi içindeki kusurlu işlemlerinden sorumludur. Düzgün yapılmış bir devir teslim, hem yeni yöneticiyi önceki dönemin hatalarından korur hem de eski yöneticinin "ibra" (hesaplarının onaylanarak sorumluluktan kurtarılması) sürecini kolaylaştırır.

Ne Zaman ve Kimlerle Yapılmalı?

• Zaman: Yeni yöneticinin seçildiği toplantıdan sonra mümkün olan en kısa sürede; pratikte 7-15 gün içinde tamamlanması önerilir.
• Katılanlar: Eski yönetici, yeni yönetici ve mümkünse denetçi. Denetçinin katılımı, tutanağın tarafsızlığını güçlendirir.
• Ön şart: Yeni yöneticinin seçildiğini gösteren karar defteri sayfasının onaylı örneği. Banka ve kurumlar bu belgeyi ister.

Adım Adım Devir Teslim

1. Kasa sayımı

Elde nakit varsa sayım tarafların önünde yapılır ve tutar, kasa defterindeki bakiye ile karşılaştırılır. Fark varsa nedeni tutanağa yazılır. Nakit teslim edildikten sonra en kısa sürede bankaya yatırılması önerilir.

2. Banka hesabı ve imza yetkisi

• Devir günü itibarıyla hesap ekstresi alınır, bakiye tutanağa yazılır.
• Yeni yöneticinin imza yetkisi, seçim kararıyla bankaya başvurularak tanımlanır; eski yöneticinin yetkisi kaldırılır.
• İnternet bankacılığı şifreleri, apartman adına kayıtlı kredi kartı veya POS cihazı varsa bunlar da devredilir ya da iptal edilir.
• Apartman adına vergi numarası alınmışsa numara ve belgeleri teslim edilir.

3. Defterler

Aşağıdaki defterler eksiksiz teslim edilmelidir:

• Karar defteri: Noter tasdikli, kat malikleri kurulu kararlarının yazıldığı defter (KMK m.32).
• İşletme defteri: Gelir ve giderlerin kaydedildiği defter. Tutuluyorsa son sayfanın tarafların imzasıyla kapatılması önerilir.
• Kasa defteri ve varsa demirbaş listesi.

Defterlerin son kaydı tarih ve imza ile kapatılır; yeni yöneticinin kayıtları bir sonraki satırdan başlar. Böylece hangi işlemin hangi dönemde yapıldığı tartışmasız olur. Defter tutmayan apartmanlar için işletme defteri ve kasa şablonu iyi bir başlangıçtır.

4. Alacak ve borç listesi

Her bağımsız bölüm için devir tarihi itibarıyla aidat borcu çıkarılır ve tutanağa eklenir. Ayrıca apartmanın tedarikçilere (asansör firması, elektrik, su, temizlik) ödenmemiş borçları da listelenir. Borçlu kat maliklerine gönderilmiş ihtarnameler, başlatılmış icra takipleri ve dava dosyaları, dosya numaralarıyla birlikte teslim edilir.

5. Sözleşmeler ve belgeler

• Personel (kapıcı/görevli) iş sözleşmesi, SGK işyeri ve bordro belgeleri
• Asansör bakım sözleşmesi ve periyodik kontrol raporları
• Sigorta poliçeleri ve yenileme tarihleri
• Abonelikler (ortak elektrik, su, doğalgaz, internet) ve abone numaraları
• Yönetim planı, onaylı işletme projesi, proje ve ruhsat örnekleri
• Son dönem faturalar, dekontlar ve makbuzlar
• Anahtarlar: kazan dairesi, çatı, sığınak, pano, posta kutusu, otopark kumandaları

6. Tutanak ve imza

Tüm bu kalemler, tarafların ve varsa denetçinin imzasıyla bir devir teslim tutanağına yazılır. Teslim edilemeyen veya kayıp olan belgeler "teslim edilmemiştir" notuyla ayrıca belirtilir. Tutanağın bir örneği karar defteri ile birlikte saklanır, özeti kat maliklerine duyurulur.

Örnek Devir Teslim Kontrol Listesi

Rakamlı Mutabakat Örneği

Devir teslimin en kritik kontrolü, kağıt üzerindeki bakiye ile gerçek bakiyenin tutup tutmadığıdır. Basit bir mutabakat şöyle yapılır:

• Dönem başı devralınan bakiye: 120.000 TL
• + Dönem içi tahsil edilen aidat: 540.000 TL
• − Dönem içi ödenen giderler (faturalarla belgeli): 471.229,50 TL
• = Olması gereken bakiye: 188.770,50 TL
• Gerçek bakiye: banka 186.420,50 TL + kasa 2.350 TL = 188.770,50 TL

Rakamlar tutuyorsa mutabakat sağlanmıştır. Tutmuyorsa fark, belgesi eksik gider mi yoksa kaydı unutulmuş tahsilat mı araştırılır ve sonuç tutanağa yazılır. Bu inceleme yıllık denetimle birlikte yapılırsa çok daha kolay olur.

Eski Yönetici Teslim Etmezse

1. Önce yazılı olarak, makul bir süre vererek teslim talep edin.
2. Sonuç alınamazsa noter aracılığıyla ihtarname gönderin.
3. Yine teslim yapılmazsa, vekalet ilişkisinden doğan hesap verme ve teslim yükümlülüğüne dayanarak dava yoluna gidilebilir; bu aşamada bir avukattan destek almanız önerilir.

Bu süreçte banka hesabının blokesi veya imza yetkisinin kaldırılması için yeni yönetici seçimine ilişkin kararla doğrudan bankaya başvurulabilir.

Devir Sonrası İlk 30 Gün

• Kat maliklerine yeni yönetici ve iletişim bilgilerini duyurun.
• Aidat hesap numarası değiştiyse bunu yazılı duyurun, eski hesaba ödeme yapılmamasını isteyin.
• Borçlu kat maliklerine güncel borç dökümü gönderin; gerekiyorsa aidat ödemeyen kat maliki rehberindeki adımları izleyin.
• Sözleşme ve sigorta yenileme tarihlerini takvime işleyin.

Kayıtlar dijital ortamda tutulursa bir sonraki devir teslim, bir kullanıcı yetkisinin değiştirilmesinden ibaret hale gelir. Apartman Portal'da geçmiş tahsilatlar, borç dökümleri ve duyurular yönetici değişse de apartmanla birlikte kalır; ayrıntılar için aidat takibi sayfasına bakabilirsiniz.

Bu içerik bilgilendirme amaçlıdır, hukuki danışmanlık değildir.