Apartman PortalKasa defteri, Kat Mülkiyeti Kanunu'nda ayrıca adı geçmeyen ancak uygulamada işletme defterini tamamlayan yardımcı bir kayıttır. İşletme defteri yıllık gelir-gider özetini ve belgeleri düzenli tutarken, kasa defteri elde tutulan nakdin her hareketini gösterir: hangi gün kimden ne kadar tahsil edildi, kime ne ödendi, gün sonunda kasada ne kaldı. Banka hesabı kullanılıyorsa bu işlevi büyük ölçüde hesap ekstresi görür; yine de küçük nakit ödemeler için kasa defteri gerekir.
Defterin noter onayı zorunlu değildir; ancak kayıtlar işletme defteriyle ve banka ekstresiyle uyumlu olmalıdır. Denetçi, m.41 uyarınca yaptığı üç aylık denetimde kasa defterindeki mevcut ile fiili nakdi karşılaştırır. Fark bulunması yöneticinin m.38 uyarınca sorumluluğunu gündeme getirir.
Örnek: 3 Haziran 2026: devreden kasa 4.200 ₺; 12 numaralı daireden nakit aidat 3.000 ₺ girdi; temizlik malzemesi için 850 ₺ çıktı; gün sonu kasa 6.350 ₺. Aynı gün 45.000 ₺'lik banka havaleleri ise banka kayıtlarında izlenir ve haftalık toplam işletme defterine işlenir.
Yönetim yazılımı kullanan apartmanlarda kasa ve banka hareketleri dijital ortamda tutulur; ancak tahsilat makbuzları ve gider belgeleri m.36 uyarınca dosyada saklanmaya devam eder.