Apartman Portalİşletme defteri, Kat Mülkiyeti Kanunu m.36'da düzenlenir: yönetici, kat malikleri kurulunun kararlarını protokolleri, yapılan ihtar ve tebligatın özetini ve tarihlerini, bütün giderleri tarih sırasıyla bu deftere yazmak ve belgeleri dosyada saklamakla yükümlüdür. Defter her takvim yılının bitiminden itibaren bir ay içinde notere kapattırılır. Uygulamada gelir kayıtları da bu deftere işlenir.
Defterin amacı, m.39 uyarınca yöneticinin hesap verme yükümlülüğünü belgeye dayandırmaktır. Kat malikleri kurulu ve denetçi, defteri ve dayanak belgeleri her zaman inceleyebilir. Defter ve belgeler, olası bir uyuşmazlıkta yöneticinin savunmasının temel delilidir; usulüne uygun tutulmamışsa yönetici m.38 uyarınca sorumlu tutulabilir.
Örnek: 15 Mart 2026 tarihli kayıt: "Asansör yıllık bakım, X Asansör Ltd., Fatura No. 2026-118, 24.000 ₺" şeklinde yazılır, fatura dosyaya konur. Aynı ay toplanan 48.000 ₺ aidat gelir olarak, ödenmeyen 6.000 ₺ ise alacak olarak izlenir.
İşletme defteri, karar defteri ve kasa defteri birlikte apartmanın temel kayıt sistemini oluşturur. Dijital yönetim yazılımı kullanılsa bile kanunun aradığı noter onaylı defter tutma yükümlülüğü devam eder.