Apartman PortalApartman yöneticiliğinde en sık yaşanan anlaşmazlık "para nereye gitti?" sorusudur. Bu soruya rahatça cevap verebilmenin yolu, gelir ve giderleri düzenli, belgeli ve herkesin anlayacağı biçimde kaydetmektir. Bu rehberde bir apartmanın tutması gereken kayıtları, gelir gider tablosunun nasıl kurulacağını ve makbuz düzeninin nasıl işleyeceğini adım adım anlatıyoruz.
Yöneticinin Kayıt Yükümlülüğü Nereden Gelir?
634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu, yöneticiyi kat malikleri kurulunun kararlarını uygulamak ve ana gayrimenkulün yönetimini yürütmekle görevlendirir (KMK m.35). Yönetici kurula karşı hesap verir; denetçi ya da denetim kurulu da yönetimin hesaplarını inceleyip kurula rapor sunar (KMK m.41). Kurul kararları ise noter onaylı karar defterine yazılır (KMK m.32). Yani düzgün kayıt, hem hesap vermenin hem de olası bir anlaşmazlıkta kendinizi korumanın temelidir.
Tutulması Gereken Üç Temel Kayıt
1. Karar defteri
Kat malikleri kurulu toplantısında alınan kararların yazıldığı, sayfaları notere onaylatılmış defterdir. Aidat tutarı, işletme projesi, büyük onarım kararları, yöneticiye verilen yetkiler buraya yazılır ve toplantıya katılanlarca imzalanır. Gelir gider tablosundaki her büyük harcamanın arkasında, mümkünse bir karar defteri kaydı olmalıdır. Hazır bir format için toplantı tutanağı şablonunu kullanabilirsiniz.
2. İşletme defteri (gelir gider kaydı)
İşletme defteri, apartmanın bütün para hareketlerinin tarih sırasıyla yazıldığı kayıttır. Kâğıt defter, Excel ya da bir yönetim programı olabilir; önemli olan her satırın bir belgeye dayanmasıdır. Ücretsiz bir başlangıç için işletme defteri ve kasa şablonumuzu indirebilirsiniz.
3. Belge (makbuz ve fatura) arşivi
Her tahsilatın karşılığında bir makbuz, her harcamanın karşılığında bir fatura, fiş ya da dekont bulunmalıdır. Belgeler, defterdeki satır numarasıyla eşleşecek şekilde sıralanırsa denetim çok kolaylaşır.
Gelir Gider Tablosu Nasıl Kurulur?
Basit ama eksiksiz bir tabloda şu sütunlar yeterlidir:
| No | Tarih | Açıklama | Kategori | Gelir (TL) | Gider (TL) | Belge |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 05.03 | Daire 4 mart aidatı | Aidat | 2.500,00 | Makbuz 0012 | |
| 2 | 08.03 | Asansör aylık bakımı | Bakım | 3.000,00 | Fatura | |
| 3 | 12.03 | Ortak alan elektriği | Enerji | 1.850,00 | Dekont |
Tablodaki tutarlar örnek amaçlıdır.
Kayıt kuralları
- Her hareket tek satır: Birden fazla ödemeyi tek satırda birleştirmeyin.
- Silme yok, düzeltme var: Hatalı kaydı silmek yerine ters kayıtla düzeltin ve açıklamaya nedenini yazın. Silinen satırlar, denetimde şüphe uyandırır.
- Kategoriler sabit olsun: Personel, enerji, bakım, temizlik, sigorta, yönetim, yedek akçe gibi kategorileri işletme projesindeki kalemlerle aynı tutun. Böylece yıl sonunda bütçe ile gerçekleşeni karşılaştırabilirsiniz.
- Kasa ve banka ayrı: Nakit ve banka hareketlerini ayrı izleyin; ay sonunda banka bakiyesini ekstreyle, kasayı sayımla karşılaştırın.
- Kişisel hesap kullanmayın: Mümkünse apartman adına açılmış bir hesap kullanın. Yöneticinin kişisel hesabından yürütülen tahsilat, ayrıştırması en zor kayıttır.
Makbuz Düzeni
Makbuz, kat malikinin ödeme yaptığını kanıtlayan, yönetici için de tahsilatın kaydıdır. İyi bir makbuzda şunlar bulunur: sıra numarası, tarih, daire numarası, ödeyenin adı, tutar, hangi dönemin aidatı olduğu ve tahsil edenin imzası. Sıra numaralarını atlamayın; iptal edilen makbuzu da "iptal" yazarak saklayın. Banka havalesinde dekont makbuz yerine geçer, ancak ödemeyi hangi daireye ve döneme işlediğinizi defterde belirtin.
Aylık ve Yıllık Raporlama
Her ay sonunda kısa bir özet hazırlayın: dönem başı bakiye, toplam gelir, kategori bazında giderler ve dönem sonu bakiye. Bu özeti kat malikleriyle paylaşmak, "para nereye gitti" sorusunu daha sorulmadan cevaplar. Yıl sonunda ise on iki aylık tabloyu işletme projesindeki tahminlerle karşılaştırın; sapmaları açıklayın. Bu karşılaştırma hem denetçi raporunu hem de yeni yılın işletme projesini hazırlamayı kolaylaştırır. Denetim sürecini yıllık denetim raporu yazımızda ayrıntılı anlattık.
Devir Teslimde Kayıtlar
Yönetici değiştiğinde karar defteri, işletme defteri, belge arşivi ve kasadaki para yeni yöneticiye tutanakla teslim edilmelidir. Düzenli tutulmuş kayıtlar bu süreci dakikalara indirir; dağınık kayıtlar ise aylar süren tartışmalara yol açabilir.
Apartman Portal'da tahsilatlar daire ekstresine işlenir, havale bildirimi onaylandığında makbuz oluşur ve giderler kategori bazında şeffaf bütçe panosunda sakinlere gösterilebilir. Karar defteri ise her durumda noter onaylı kâğıt defter olarak tutulmaya devam eder.
Bu içerik bilgilendirme amaçlıdır, hukuki danışmanlık değildir.