Karar Defteri ve İşletme Defteri: Noter Tasdiki Rehberi

Kısa cevap: Kat malikleri kurulu kararları, sayfaları 1'den başlayıp sırayla numaralanmış ve her sayfası noter mührüyle tasdik edilmiş bir deftere yazılır ve toplantıda bulunan bütün kat maliklerince imzalanır (634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu, KMK m.32). Yönetici, kararların yanında yapılan ihtar ve tebligatın özetini ve bütün giderleri de bu deftere tarih sırasıyla yazar ve defteri her takvim yılının bitiminden itibaren bir ay içinde notere kapattırır (KMK m.36). Uygulamada kararlar için “karar defteri”, gelir-giderler için “işletme defteri” olarak iki ayrı defter tutulur.

Yeni seçilen yöneticilerin devraldığı ilk somut sorumluluk çoğu zaman bir defterdir; ya da defterin olmamasıdır. Bu yazıda kanunun defter hakkında tam olarak ne istediğini, notere ne zaman gidileceğini ve defterin nasıl doldurulacağını adım adım anlatıyorum.

Kanun Ne Diyor?

Defterle ilgili iki temel hüküm KMK m.32 ve m.36'dadır:

“Kat malikleri kurulu kararları (1) den başlayıp sırayla giden sayfa numaraları taşıyan her sayfası noter mühüriyle tasdikli bir deftere yazılarak, toplantıda bulunan bütün kat maliklerince imzalanır; karara aykırı oy verenler bu aykırılığın sebebini belirterek imza koyarlar.” (KMK m.32/4)

“Yönetici, kat malikleri kurulunun kararlarını protokolleri, yapılan ihtar ve tebligatın özetini ve tarihlerini ve bütün giderleri, 32 nci maddede sözü geçen deftere tarih sırasiyle yazmaya ve bu defteri ve giderlerin belgeleriyle diğer bütün belgeleri bir dosyada saklamaya mecburdur.” (KMK m.36/1)

“Bu defterin, her takvim yılının bitmesinden başlıyarak bir ay içinde yönetici tarafından notere kapattırılması mecburidir.” (KMK m.36/2)

Kanunun lafzına göre kararlar, ihtar/tebligat özetleri ve giderler aynı deftere (“32 nci maddede sözü geçen deftere”) yazılır. Uygulamada ise kararların okunabilirliği için iki defter tutulması yaygındır: karar defteri ve işletme defteri. İki defter tutuyorsanız ikisini de noterde açılış tasdikinden geçirin ve yıl sonunda ikisini de kapattırın; böylece hangi yorum benimsenirse benimsensin güvende olursunuz.

Hangi Defter Neye Yarar?

Denetçi defteri de KMK m.41'e göre aynı şekilde sayfa numaralı ve noter tasdikli olmalıdır. Denetçinin rolü için apartman denetçisi görevleri yazımıza bakabilirsiniz.

Adım Adım: Defter Açılışı, Kaydı ve Kapanışı

Adım 1: Defteri temin edin

Kırtasiyelerde “apartman karar defteri” ve “işletme defteri” adıyla satılan, sayfa numaralı ciltli defterler kullanılır. Sayfaların 1'den başlayıp sırayla numaralı olması kanuni şarttır; yaprakları koparılabilir veya numarasız defter kullanmayın.

Adım 2: Notere açılış tasdiki yaptırın

Defteri ilk kullanımdan önce notere götürün. Noter her sayfayı mühürler ve ilk sayfaya açılış şerhini yazar. Yanınızda yöneticiliğinizi gösteren karar örneği ve kimliğiniz bulunsun; notere göre istenen belgeler değişebileceği için önceden telefonla sormanızı öneririm. Noter ücreti tarifeye bağlıdır; güncel tutarı notere sorun.

Adım 3: Toplantı kararlarını eksiksiz yazın

• Toplantı tarihi, yeri, birinci mi ikinci toplantı mı olduğu,
• Katılanlar listesi (hazirun) ve vekaleten katılanlar,
• Toplantı ve karar yeter sayısının sağlandığı,
• Her gündem maddesi için kabul/ret oy sayıları,
• Aykırı oy verenlerin gerekçesi.

Tutanağı toplantı bitmeden deftere geçirip katılanlara imzalatmak en sağlıklı yoldur. Karar yeter sayılarını karar yeter sayıları yazımızda bulabilirsiniz.

Adım 4: Gelir-giderleri tarih sırasıyla işleyin

Her harcamayı tarih, açıklama, tutar ve belge numarasıyla yazın; faturaları ve makbuzları bir dosyada saklayın (m.36/1). Aidat ve diğer tahsilatları da aynı düzende kaydedin. Noter ihtarnamesi gönderdiyseniz veya bir tebligat aldıysanız, özetini ve tarihini de deftere geçirin.

Adım 5: Yıl sonunda notere kapattırın

Takvim yılı bittikten sonra bir ay içinde, yani en geç ocak ayı sonuna kadar, defteri notere götürüp kapanış tasdiki yaptırın. Ocak ayı aynı zamanda olağan genel kurulun ayı olduğu için bu işi toplantı hazırlığıyla birlikte planlamak pratiktir.

Adım 6: Devir teslimde defteri aktarın

Yönetici değiştiğinde defterler, belgeler ve banka bilgileri tutanakla yeni yöneticiye teslim edilmelidir. Defterin kaybolması, geçmiş kararların ispatını zorlaştırır.

Defter Tutulmazsa Ne Olur?

KMK m.36/3'e göre bu maddede yazılı görevleri yerine getirmeyen yöneticiye KMK m.33'ün son fıkrasındaki cezalar uygulanır. O fıkranın metni şöyledir:

“Tespit edilen süre içinde hâkimin kararını yerine getirmeyenlere, aynı mahkemece, ikiyüz elli Türk Lirasından ikibin Türk Lirasına kadar idarî para cezası verilir.” (KMK m.33/3)

İdari para cezası tutarları Kabahatler Kanunu çerçevesinde her yıl yeniden değerleme oranında güncellenebildiği için güncel değeri kontrol edin. Para cezasından daha önemli sonuç ise ispattır: KMK m.32/5'e göre bir konuda daha önce verilmiş bir karar varsa ileride çıkan anlaşmazlıklar kural olarak ona göre çözülür. Defterde olmayan bir kararı ispat etmek zordur. Ayrıca kesinleşen işletme projesi ve gider kararları icra takibinde belge niteliği taşır (KMK m.37); bu kararların düzgün işlendiği bir defter, aidat tahsilatında da elinizi güçlendirir.

Sık Yapılan Hatalar

• Tasdiksiz defter kullanmak: Kırtasiyeden alınan defterin notere götürülmeden doldurulması.
• Kararları gevşek kağıda yazıp sonra deftere geçirmemek: İmzasız veya defter dışı tutanak itiraza açıktır.
• Boş satır ve sayfa bırakmak: Sonradan ekleme şüphesi doğurur; boşlukları çizin.
• Kapanış tasdikini unutmak: Ocak ayı geçince m.36/2'deki süre kaçırılmış olur.

Apartman Portal'daki toplantı modülü kararları dijital olarak kaydetmenize, gelir-gider kayıtları da raporlamaya yardımcı olur. Bu kayıtlar sakinlerle şeffaf paylaşım için kullanışlıdır; ancak noter tasdikli defterin yerini tutmaz. Dijital kaydı, kanuni defterin düzenli tutulması için bir hazırlık aracı olarak düşünün.

Bu içerik bilgilendirme amaçlıdır, hukuki danışmanlık değildir.

Kaynaklar

• 634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu (m.32, 33, 36, 37, 41) – mevzuat.gov.tr
• 5326 sayılı Kabahatler Kanunu – mevzuat.gov.tr