Apartman PortalBirçok apartmanda yönetici seçilir ama denetçi seçimi unutulur ya da denetçi yalnızca kağıt üzerinde kalır. Oysa kat maliklerinin parasının doğru harcandığından emin olmanın en pratik yolu, yöneticiden bağımsız bir gözün hesapları düzenli olarak incelemesidir. Bu yazıda denetçinin kim olduğunu, nasıl seçildiğini, hangi görevleri olduğunu ve denetçi seçilmemişse ne olacağını 634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu (KMK) çerçevesinde anlatıyoruz.
Yasal Dayanak: KMK m.41
Denetimle ilgili temel hüküm KMK m.41'dir. Madde dört şey söyler:
- Kat malikleri kurulu, yöneticinin görevdeki tutumunu devamlı olarak denetler ve haklı bir sebep çıkarsa onu her zaman değiştirebilir.
- Yönetim planında başka bir zaman belirlenmemişse hesaplar her üç ayda bir denetlenir; haklı bir sebep varsa her zaman denetim yapılabilir.
- Kurul, denetim işini kendi aralarından sayı ve arsa payı çoğunluğuyla seçecekleri bir denetçiye veya üç kişilik bir denetim kuruluna verebilir.
- Denetçi, yönetim planında yazılı zamanda, yoksa her takvim yılının ilk ayında denetim sonucunu ve yönetim tarzı hakkındaki düşüncelerini bir raporla kurula bildirir; rapor çoğaltılarak birer örneği taahhütlü mektupla kat maliklerine gönderilir.
Ayrıca denetçiler raporlarını ve kararlarını, sayfa numaralı ve her sayfası noterce tasdikli bir deftere tarih koyarak yazıp imzalar. Madde metnini mevzuat.gov.tr üzerinden okuyabilirsiniz.
Denetçi Nasıl Seçilir?
Kanun denetçinin kat malikleri arasından seçileceğini söyler. Seçim için kat maliklerinin hem kişi sayısı hem arsa payı bakımından çoğunluğu gerekir. Bu çift çoğunluğun nasıl hesaplandığını kat malikleri kurulu karar yeter sayıları yazımızda örneklerle açıkladık.
Seçimde dikkat edilecek noktalar:
- Bağımsızlık: Kanun açıkça yasaklamasa da yöneticinin eşi, yakın akrabası veya ortağı olan birinin denetçi olması denetimin anlamını zayıflatır.
- Tek kişi mi, kurul mu: Küçük apartmanlarda tek denetçi yeterli olabilir. Büyük sitelerde iş yükünü bölmek ve tek kişiye bağımlılığı önlemek için üç kişilik denetim kurulu tercih edilebilir.
- Ücret: KMK m.28'e göre denetçilerin alacağı ücret yönetim planında düzenlenebilir; plan sessizse kurul karar verebilir.
- Süre: Uygulamada denetçi, yöneticiyle birlikte yıllık olağan toplantıda seçilir.
Denetçinin Görevleri
1. Hesapları düzenli incelemek
Denetçi, yönetim planında başka bir süre yoksa en az üç ayda bir kasa ve banka hareketlerini, faturaları, makbuzları ve tahsilat kayıtlarını inceler. Temel kontroller şunlardır:
- Banka bakiyesi kayıtlarla uyuşuyor mu?
- Her giderin faturası veya makbuzu var mı, kurul kararına veya işletme projesine uygun mu?
- Tahsilatlar daire bazında doğru işlenmiş mi, borçlulara karşı zamanında işlem yapılmış mı?
- Para KMK m.35/j'deki gibi yönetici sıfatıyla açılmış bir banka hesabında mı tutuluyor?
Kayıtlar düzenli tutulmuyorsa denetçinin ilk önerisi bir işletme defteri ve kasa şablonu kullanılması olabilir.
2. Yönetim tarzını değerlendirmek
Denetim yalnızca rakamlardan ibaret değildir. Denetçi; sigortanın yenilenip yenilenmediğini, asansör bakım ve kontrollerinin yapılıp yapılmadığını, kurul kararlarının uygulanıp uygulanmadığını ve karar defterinin notere kapattırılıp kapattırılmadığını da değerlendirir.
3. Yıllık rapor hazırlamak
Raporda denetim döneminin özeti, tespit edilen eksiklikler ve önerilen düzeltmeler yer alır. Rapor kurula sunulur ve birer örneği taahhütlü mektupla kat maliklerine gönderilir. Raporun içeriği ve formatı için ayrıntılı rehberimiz yıllık denetim raporu nasıl hazırlanır yazısıdır.
4. Gerekirse kurulu toplantıya çağırmak
KMK m.29'a göre önemli bir sebep çıktığında denetçi de kat malikleri kurulunu toplantıya çağırabilir. Örneğin hesaplarda açıklanamayan bir eksiklik tespit edilmişse denetçi yıllık toplantıyı beklemek zorunda değildir.
Denetçinin Yetki Sınırları
Denetçi yöneticinin yerine geçmez. Ödeme yapamaz, sözleşme imzalayamaz, kat maliklerine borç tahakkuk ettiremez. Görevi tespit etmek, raporlamak ve gerekirse kurulu harekete geçirmektir. Yöneticinin görevden alınması veya sorumluluğuna gidilmesi kararı kurula aittir. Yöneticinin sorumluluğu ve ibra konusu için apartman yöneticisinin sorumluluğu ve ibra yazımıza bakabilirsiniz.
Denetçi Seçilmemişse Ne Olur?
KMK, yönetici atanmasını sekiz ve daha fazla bağımsız bölümü olan binalarda zorunlu tutar (m.34), ancak denetçi için benzer bir zorunluluk koymaz: m.41 kurulun denetimi bir denetçiye verebileceğini söyler. Denetçi seçilmemişse denetim görevi kat malikleri kurulunun kendisinde kalır. Bu durumda:
- Kat malikleri hesapları kurul olarak inceler; kat maliklerinin yarısı isterse yönetici yıllık toplantı dışında da hesap göstermek zorundadır (m.39).
- Üç aylık denetim fiilen yapılmıyorsa sorunlar genellikle ancak yıl sonunda veya yönetici değişiminde ortaya çıkar.
- Kat maliklerinden biri dilediği zaman kurulu olağanüstü toplantıya çağırıp denetçi seçimini gündeme getirebilir (m.29).
Yani denetçi olmaması kararları geçersiz kılmaz, ancak kat maliklerinin elindeki en pratik erken uyarı mekanizmasını ortadan kaldırır.
Denetimi Kolaylaştırmak
Denetçinin işi, kayıtların ne kadar erişilebilir olduğuna bağlıdır. Gelir ve giderlerin anlık olarak kayda geçtiği ve kat malikleriyle paylaşıldığı bir düzende üç aylık denetim birkaç saatlik bir iş olur. Apartman Portal'da tahsilat ve gider kayıtları dijital olarak tutulduğu için denetçinin belgeye ulaşması kolaylaşır.
Bu içerik bilgilendirme amaçlıdır, hukuki danışmanlık değildir.