Apartman PortalKat malikleri kurulunda elinizi kaldırdınız ve artık apartmanın veya sitenin yöneticisisiniz. Genellikle gönüllü olarak üstlenilen bu görev, hukuk ve muhasebe bilgisi gerektirmese de belirli bir düzen ister. Bu rehber, ilk gününüzden ilk ayın sonuna kadar atmanız gereken adımları sırayla anlatır.
Yöneticilik Kimlere Zorunlu, Kimlere İsteğe Bağlı?
634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu'nun 34. maddesine göre, kat malikleri yönetimi aralarından veya dışarıdan birine ya da üç kişilik bir kurula bırakabilir. Ancak binada sekiz veya daha fazla bağımsız bölüm (daire, dükkan vb.) varsa yönetici atanması zorunludur. Yöneticinin görev süresi yönetim planında belirtilmemişse bir yıldır; süre dolunca kat malikleri kurulu yeniden seçim yapar veya aynı kişiyi tekrar seçebilir.
1. Adım: Kat Malikleri Listesi ve İletişim Bilgilerini Toplayın
İlk işiniz, binadaki tüm bağımsız bölüm sahiplerinin (kat malikleri) ve varsa kiracıların güncel bir listesini çıkarmak olmalı. Listede şunlar bulunmalı:
- Ad soyad, daire/blok numarası, arsa payı
- Telefon numarası ve e-posta adresi (bildirim ve tebligat için)
- Malik mi kiracı mı olduğu bilgisi
- Bağımsız bölümün malik mi yoksa kiracı tarafından mı kullanıldığı
Bu bilgiyi eski yöneticiden, tapu kayıtlarından veya doğrudan komşularınızla iletişime geçerek toplayabilirsiniz. Liste sadece aidat takibi için değil, kat malikleri kurulu toplantı çağrısını usulüne uygun yapabilmeniz için de gereklidir.
2. Adım: Banka Hesabını Devralın veya Açın
Apartmanın ortak giderleri için ayrı bir banka hesabı olması, hem şeffaflık hem de kişisel mal varlığınızla apartman parasının karışmaması açısından kritiktir. Yapmanız gerekenler:
- Mevcut bir apartman hesabı varsa, eski yöneticiden hesap hareketlerini ve bakiyeyi devralın; yetkiliyi kendi adınıza güncelleyin.
- Hesap yoksa, bankada apartman/site yönetimi adına (yönetici sıfatınızla) bir hesap açın; genellikle yönetici atama kararının yer aldığı karar defteri fotokopisi ve kimlik istenir.
- Hesap hareketlerini düzenli indirip saklayın; bu kayıtlar yıl sonu denetiminde ve kat malikleri kuruluna sunacağınız raporlarda size lazım olacak.
3. Adım: Mevcut Borç ve Alacak Durumunu Çıkarın
Göreve başlarken bilmeniz gereken en önemli şey, apartmanın kime ne kadar borçlu, kimin ne kadar aidat borcu olduğudur. Eski yöneticiden veya yönetim şirketinden şunları isteyin:
- Kat malikleri bazında aidat/gider borç-alacak dökümü
- Ödenmemiş fatura ve tedarikçi borçları (doğalgaz, asansör bakımı, temizlik vb.)
- Varsa devam eden dava veya icra takipleri
- Kasa/banka devir bakiyesi
Bu döküm elinizde yoksa, göreve resmi bir "devir tesellüm tutanağı" ile başlamanız ileride yaşanabilecek "eski yönetici mi harcadı, ben mi" tartışmalarını önler.
4. Adım: İşletme Projesini (Bütçeyi) Hazırlayın
Kanunun 37. maddesine göre, kat malikleri kurulunca kabul edilmiş bir işletme projesi yoksa yöneticinin gecikmeksizin bir işletme projesi hazırlaması gerekir. İşletme projesi kısaca yıllık gider tahminidir ve şunları içerir:
- Yıl içinde yapılması öngörülen giderler (temizlik, güvenlik, asansör bakımı, sigorta, elektrik-su, tamirat vb.)
- Bu giderlerin nasıl karşılanacağı: her kat malikinin arsa payı, eşit paylaşım, m² veya kişi sayısına göre dağıtım
- Kat maliklerinin ödeyeceği aylık/dönemsel aidat tutarı
Dağıtım yöntemi yönetim planında belirtilmişse ona uyulur; belirtilmemişse kat malikleri kurulu kararıyla belirlenir. İşletme projesini hazırladıktan sonra kat maliklerine tebliğ etmeniz (bildirmeniz) gerekir; itiraz süresi geçtikten sonra proje kesinleşir ve icraya konu edilebilir hale gelir.
İşletme projesini elle Excel'de tutmak yerine dijital bir sistemle hazırlamak, hem dağıtım hatalarını önler hem de kat maliklerine şeffaf raporlama sunar.
5. Adım: Aidat Toplama Sistemini Kurun
Aidatların düzenli toplanması, yöneticiliğin en çok zaman alan ve en çok şikayet gelen kısmıdır. Kurulumda dikkat edilmesi gerekenler:
- Aidat miktarını ve son ödeme gününü kat maliklerine yazılı olarak (e-posta, SMS veya ilan panosu) bildirin.
- Ödeme yöntemlerini netleştirin: banka havalesi/EFT, otomatik ödeme talimatı veya online tahsilat sistemleri.
- Gecikme durumunda uygulanacak faizi önceden duyurun. Kanunun 20. maddesine göre, gecikme faizi oranı yönetim planında belirtilmemişse aylık %5'tir; bu oran zaman zaman güncellenebildiğinden güncel değeri kontrol edin.
- Her ödemeyi kayıt altına alın ve kat maliklerinin kendi borç durumlarını görebileceği bir düzen kurun.
Elle tutulan kayıtlarda (defter, WhatsApp mesajı, kağıt makbuz) hata ve kayıp riski yüksektir. Bu nedenle çoğu yönetici, aidat takibini apartman yönetim yazılımlarına taşıyarak hem zaman kazanır hem de kat malikleriyle yaşanan "ben ödedim, kayda geçmemiş" tartışmalarını azaltır.
6. Adım: Düzenli İletişim Kanalı Oluşturun
Kat malikleriyle sürekli ve kayıt altına alınabilir bir iletişim kanalı kurmak, hem güven inşa eder hem de tebligat yükümlülüklerinizi kolaylaştırır. Öneriler:
- WhatsApp grubu: hızlı ama resmi tebligat yerine geçmez, kayıtlar dağınık kalır.
- E-posta listesi: yazılı ve arşivlenebilir, ancak herkes düzenli takip etmeyebilir.
- İlan panosu: yasal olarak geçerli bir tebligat yöntemi olabilir, fiziksel binada bulunmayanlara ulaşmaz.
- Dijital yönetim paneli: duyuru, borç bilgisi ve belgeleri tek yerde toplar, kat malikleri kendi hesabından takip edebilir.
7. Adım: Karar Defterini Tutun
Kanunun 32. maddesine göre, kat malikleri kurulu kararları, sayfaları numaralanmış ve noter mühürüyle onaylanmış bir deftere yazılır ve toplantıda bulunan kat maliklerince imzalanır. Ayrıca 36. maddeye göre yönetici, kat malikleri kurulu kararlarını, ihtar ve tebligat özetlerini, tüm giderleri bu deftere tarih sırasıyla işlemek ve giderlerin belgelerini bir dosyada saklamakla yükümlüdür. Bu defterin her takvim yılı bitiminden itibaren bir ay içinde notere kapattırılması zorunludur. Karar defteri yoksa veya eskiyse, yeni bir defter açtırıp noter onayından geçirerek göreve başlayın.
İlk Ayın Kontrol Listesi
- Kat malikleri ve iletişim bilgileri listesi hazırlandı mı?
- Eski yöneticiden devir tesellüm tutanağı, kasa/banka bakiyesi ve borç-alacak dökümü alındı mı?
- Banka hesabı devralındı veya yeni hesap açıldı mı?
- Karar defteri var mı, noter onayı güncel mi?
- İşletme projesi (bütçe) hazırlanıp kat maliklerine tebliğ edildi mi?
- Aidat tutarı, son ödeme günü ve gecikme faizi kat maliklerine duyuruldu mu?
- Düzenli iletişim kanalı (e-posta listesi, ilan panosu veya dijital panel) kuruldu mu?
- Sigorta, bakım sözleşmeleri (asansör, yangın söndürme vb.) gözden geçirildi mi?
Bu adımları ilk ay içinde tamamlayan bir yönetici, hem yasal yükümlülüklerini yerine getirmiş olur hem de kat malikleriyle güvene dayalı bir ilişki kurar. Tüm bu süreci elle takip etmek yerine, aidat, borç takibi, karar defteri ve duyuruları tek panelden yönetebileceğiniz bir sistem kullanmak işinizi büyük ölçüde kolaylaştırır.