Apartman PortalYeni bir yazılıma geçmenin en zor kısmı ilk gündür: hangi bilgiyi nereye gireceğinizi bilmezsiniz, yarıda bırakırsanız neyin kaydedildiğinden emin olamazsınız. Apartman Portal'ın kurulum akışı bu yüzden kısa ve kaldığınız yerden devam edilebilir tasarlandı. Bu yazıda hesap açmadan ilk sakin davetine kadar her ekranı, gerçekte nasıl çalıştığıyla anlatıyoruz. Hazırlığınız tamamsa (daire listesi ve aidat tutarı elinizdeyse) toplam süre çoğu apartman için 15 dakika civarındadır.
Başlamadan önce elinizde olması gerekenler
- Cep telefonunuz: Giriş şifresiz çalışır; telefonunuza gelen SMS koduyla girersiniz.
- Apartmanın açık adresi: il, ilçe, mahalle, sokak ve bina numarası.
- Blok ve daire listesi: kaç blok, her blokta kaç daire olduğu.
- Aidat tutarı ve son ödeme günü: Kat malikleri kurulunun belirlediği tutar ya da işletme projesindeki toplam gider.
- Sakinlerin adı ve telefonu: Davet için. Hepsini ilk gün girmek zorunda değilsiniz.
Aidat tutarını henüz netleştirmediyseniz aidat paylaşım hesaplama aracı ile toplam gideri dairelere bölerek bir başlangıç rakamı bulabilirsiniz.
1. Hesap açma: telefon ve SMS kodu
Kayıt ve giriş aynı formdur. Telefon numaranızı yazarsınız, ilk kez geliyorsanız adınızı ve soyadınızı da girersiniz; e-posta adresi isteğe bağlıdır. Telefonunuza gelen tek kullanımlık kodu girdiğinizde hesabınız açılır. Şifre belirlemeniz, hatırlamanız ya da sıfırlamanız gerekmez. Daha önce aynı numarayla hesabınız varsa yeni hesap açılmaz; mevcut hesabınızdaki yalnızca boş alanlar tamamlanır.
Hesap açıldığında, henüz hiçbir apartmana bağlı değilseniz iki seçenek görürsünüz: “Kendi apartmanımı yöneteceğim” ve “Davet bekliyorum”. Yöneticiyseniz ilkini seçin; kurulum sihirbazı açılır.
2. Kurulum sihirbazı: üç adım
Adım 1: Apartman ve adres
Apartmanın adını ve adresini girersiniz. İl, ilçe ve mahalle alanlarında yazdıkça öneriler çıkar; listeden seçmek yazım hatalarını önler. Sokak ve bina numarası zorunludur. İsterseniz “Konumumu kullan” ile tarayıcının konum iznini vererek adresi hızlandırabilirsiniz; izin vermezseniz elle devam edersiniz.
Neden bu kadar adres titizliği? Türkiye'de yüzlerce “Gül Apartmanı” var; sistemde bir binanın kimliği adı değil adresidir. Aynı adres ikinci kez kaydedilemez. Böylece aynı bina için iki ayrı yönetim hesabı açılması, sakinlerin yanlış apartmana bağlanması gibi sorunlar baştan engellenir. Adres sonradan değişirse Ayarlar ekranındaki adres ve konum bölümünden güncellenir.
Adım 2: Bloklar ve daireler
Blok adlarını ve her bloktaki daire sayısını girersiniz. Sihirbaz kaydetmeden önce toplam daire sayısını size gösterir ve sayım onayı ister: oluşturulacak daire sayısını onaylamadan ilerleyemezsiniz. Bu küçük adım, “3 blok yerine 30 daire yazdım” türü hataları kaydetmeden önce yakalar.
Elinizde Excel listesi varsa daire bilgilerini sonradan Daireler ekranındaki içe aktarma bölümünden toplu olarak da aktarabilirsiniz. Her dairenin sayfasında ekstre, tahsilat girişi, düzenleme ve davet seçenekleri bulunur.
Adım 3: Aidat kuralı
Son adımda aidat politikasını belirlersiniz:
- Dağıtım: Her daireye aynı tutar (daire başı) ya da toplam aylık giderin dairelere bölünmesi.
- Son ödeme günü: Ayın kaçında ödenmesi gerektiği.
- Gecikme: Geç ödemede uygulanacak gecikme ayarı. Kat Mülkiyeti Kanunu'nun 20. maddesi, yönetim planında farklı bir oran yoksa aylık yüzde beş gecikme tazminatı öngörür; kendi yönetim planınızı kontrol edin. Örnek hesap için gecikme faizi hesaplama aracı kullanılabilir.
Bu ayarlar daha sonra Aidat ayarları ekranından değiştirilebilir. Yıllık bir işletme projeniz varsa Bütçe ekranında hazırlayıp aidata uygulayabilirsiniz.
Yarıda kalırsa ne olur?
Sihirbaz her adımı ayrı kaydeder. Tamamlanan bir adım tekrar açılmaz: daireler oluşturulduysa ikinci adım, aktif aidat politikası varsa üçüncü adım atlanır. Telefonunuz kapansa da, sayfayı yenileseniz de kaldığınız yerden devam edersiniz ve aynı blok iki kez oluşmaz. Formu yanlışlıkla iki kez göndermek mükerrer kayıt üretmez.
3. Ana sayfadaki kurulum rehberi
Sihirbaz bittiğinde yönetici ana sayfasında yedi adımlık bir kurulum rehberi görürsünüz. Rehber yalnızca sizin kendi başınıza yapabileceğiniz işleri listeler; örneğin sakinleri davet etmek, kasa hesabını ve IBAN'ı girmek, ilk duyuruyu yayınlamak. Tamamlanan adımlar işaretlenir; böylece neyin eksik kaldığını tek bakışta görürsünüz. Aynı ekranda temel göstergeler, açık talepler, son tahsilatlar ve yaklaşan toplantı da yer alır.
IBAN girmeyi atlamayın
Kasa ekranında apartman hesabını ve IBAN'ı tanımladığınızda, sakinlerin ana sayfasında “Aidat ödeme bilgileri” kartı belirir ve IBAN tek dokunuşla kopyalanabilir. Girdiğiniz IBAN, TR biçimi ve kontrol basamağıyla doğrulanır; hatalı bir haneyle kaydedilemez ve okunması kolay olsun diye dörder haneli gruplar halinde gösterilir. Bu, “hangi hesaba yatıracaktık?” sorularını büyük ölçüde bitirir.
4. Sakin daveti
Daireler ekranında bir daireye girip davet düğmesine bastığınızda sakinin adını ve telefonunu yazarsınız. Davet bağlantısını WhatsApp üzerinden doğrudan gönderebilirsiniz. Sakin bağlantıyı açıp kendi telefonuyla SMS kodu girdiğinde dairesine bağlanır; şifre ya da uygulama indirme gerekmez. Ayrıntılar için sakin daveti sayfasına bakabilirsiniz.
Herkesi ilk gün davet etmek zorunda değilsiniz. Davet edilmemiş daireler için de borçlar takip edilir; elden ya da havaleyle gelen ödemeleri daire sayfasından tahsilat olarak siz girersiniz. Sakin sonradan katıldığında dairesinin açık borçlarını ve kendi döneminin kayıtlarını görür. Önceki sakinin mesajları, kargo ve ziyaretçi kayıtları ve makbuzları yeni sakine gösterilmez.
KVKK açısından
Sakinlerin ad ve telefon bilgisi Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında kişisel veridir. Davet ederken yalnızca iletişim için gereken bilgiyi girin ve sakinleri bilgilendirin. Sakinlerin gördüğü “Yönetim ne yaptı?” akışında kişisel veri yer almaz; diğer dairelerin borç bilgisi sakinlere gösterilmez.
15 dakikalık örnek akış
- Telefonla kayıt ve SMS kodu: 1 dakika
- Adres ve apartman adı: 2 dakika
- Blok ve daire sayısı, sayım onayı: 2 dakika
- Aidat kuralı: 2 dakika
- Kasa hesabı ve IBAN: 2 dakika
- İlk duyuru (“Aidatlarımızı artık buradan takip ediyoruz”): 2 dakika
- İlk birkaç sakine WhatsApp ile davet: 4 dakika
Bu sürenin sonunda apartmanınızın iskeleti hazırdır: daireler tanımlı, aidat kuralı belirli, sakinlere ödeme bilgileri gösteriliyor ve davet ettiğiniz komşular borçlarını telefonlarından görebiliyor. Aidat takibinin sonraki aylarda nasıl işlediğini aidat takibi sayfasında bulabilirsiniz.
Hazırsanız hemen hesap açabilir, kurulumu bugün tamamlayabilirsiniz.