Apartman PortalKısa cevap: Evet. Yönetici, bütün giderleri karar defterine yazmak ve giderlerin belgelerini bir dosyada saklamakla yükümlüdür (KMK m.36). Her takvim yılının ilk ayında kat malikleri kuruluna hesap verir (KMK m.39), kurul da yönetimi sürekli denetler (KMK m.41). Yönetim kat maliklerinin ortak parasını harcadığına göre, bu belgeler kat maliklerinin denetimine açık olmak zorundadır. Talebinizi yazılı yapın; karşılık alamazsanız denetçiye, kurula ve son çare olarak sulh hukuk mahkemesine başvurabilirsiniz.
Aidat dökümünde anlamadığınız bir kalem gördünüz, asansör bakımına ödenen tutar size fazla geldi ya da yıllardır bir gelir gider tablosu görmediniz. Bu durumda yöneticiden faturaları istemek kabalık değil, kanunun kat maliklerine tanıdığı denetim yetkisinin doğal kullanımıdır. Bu yazıda hangi belgeleri görebileceğinizi, talebi nasıl yapacağınızı ve reddedilirse sırasıyla neler yapabileceğinizi anlatıyoruz.
Yönetici Hangi Belgeleri Tutmak Zorunda?
Kanun yöneticiye belge tutma ve saklama görevini açıkça yükler:
“Yönetici, kat malikleri kurulunun kararlarını protokolleri, yapılan ihtar ve tebligatın özetini ve tarihlerini ve bütün giderleri, 32 nci maddede sözü geçen deftere tarih sırasiyle yazmaya ve bu defteri ve giderlerin belgeleriyle diğer bütün belgeleri bir dosyada saklamaya mecburdur.” (KMK m.36/1)
Burada sözü geçen defter, sayfaları numaralı ve noter mühürlü karar defteridir (KMK m.32). Aynı maddeye göre bu defterin her takvim yılı bitiminden itibaren bir ay içinde notere kapattırılması zorunludur. Pratikte yöneticinin elinde şu belgelerin bulunması beklenir:
- Karar defteri ve toplantı tutanakları
- Fatura, makbuz ve fişler (asansör bakımı, temizlik, elektrik, su, yakıt)
- Hizmet sözleşmeleri (bakım firması, kapıcı, temizlik şirketi)
- Apartman banka hesabının dökümleri (KMK m.35/1-j yöneticiye yönetici sıfatıyla banka hesabı açtırma görevi verir)
- Aidat tahsilat kayıtları ve işletme projesi
- Gönderilen ihtar ve tebligatların özetleri
Yasal Dayanak: Hesap Verme ve Denetim
KMK m.39: Hesap verme
“Yönetici, yönetim planında yazılı zamanlarda eğer böyle bir zaman yazılmamışsa her takvim yılının birinci ayı içinde kat malikleri kuruluna, anagayrimenkul dolayısiyle o tarihe kadar elde edilen gelirlerin ve yapılmış olan giderlerin hesabına vermekle yükümlüdür.” (KMK m.39/1)
“Kat maliklerinin yarısı isterse, bunların arsa payları ne olursa, olsun yönetim planında yazılı zamanlar dışında da hesabın gösterilmesi yöneticiden istenebilir.” (KMK m.39/2)
Dikkat edilmesi gereken nokta: Yılın herhangi bir anında resmi bir ara hesap istemek için kanun kat maliklerinin yarısını arar. Tek başınıza bu ara hesap talebini zorunlu hale getiremezsiniz; ancak yıllık toplantıdaki hesabı görme ve sorgulama hakkınız her zaman vardır.
KMK m.41: Sürekli denetim
“Kat malikleri kurulu, yöneticinin bu görevdeki tutumunu devamlı olarak denetler ve haklı bir sebebin çıkması halinde onu her zaman değiştirebilir.” (KMK m.41/1)
“Hesapların denetlenmesi için yönetim planında, belli bir zaman konulmamışsa; bu denetim her üç ayda bir yapılır; bununla beraber haklı bir sebep çıkarsa, hesap denetlenmesi her zaman yapılabilir.” (KMK m.41/2)
Kurul bu görevi bir denetçiye veya üç kişilik bir denetim kuruluna verebilir. Denetçi, yılın ilk ayında kurula rapor sunar ve bu raporun bir örneği taahhütlü mektupla kat maliklerine gönderilir (KMK m.41/3). Denetçinin görevleri için apartman denetçisinin görevleri yazımıza bakabilirsiniz.
Belgeleri Nasıl Talep Edersiniz? Adım Adım
- Neyi görmek istediğinizi netleştirin. 'Bütün hesaplar' yerine 'Ocak–Haziran dönemi asansör bakım faturaları ve banka dökümü' gibi somut bir talep hem daha hızlı cevaplanır hem de reddedilmesi zorlaşır.
- Talebi yazılı yapın. Tarihli bir dilekçe verin ve bir nüshasına alındı imzası alın; mümkün değilse e-posta veya iadeli taahhütlü mektup kullanın.
- İnceleme yöntemini önerin. Asıllarını yöneticinin yanında incelemeyi veya fotokopi/tarama almayı teklif edin. Belgelerin asıllarını eve götürmek talep etmek gereksiz gerginlik yaratır.
- Makul bir süre tanıyın. Bir iki haftalık süre çoğu yönetici için yeterlidir.
- Diğer kat maliklerini dahil edin. Kat maliklerinin yarısı imza verirse yönetim planındaki zamanlar dışında da hesap istenebilir (KMK m.39/2).
Örnek dilekçe
... Apartmanı Yöneticiliğine. Binamızın ... no.lu bağımsız bölümünün maliki olarak, KMK m.36, m.39 ve m.41 uyarınca ... ile ... tarihleri arasındaki giderlere ait fatura ve makbuzların, apartman banka hesabı dökümünün ve karar defterinin ilgili sayfalarının tarafıma gösterilmesini, ... tarihine kadar uygun bir gün ve saatte incelememe imkân tanınmasını ve gerekirse belgelerin kopyalarının verilmesini rica ederim. Tarih, ad soyad, daire no, imza.
Yönetici Belge Göstermezse Ne Yapılır?
| Adım | Kime | Dayanak |
|---|---|---|
| Denetçiden inceleme isteyin | Denetçi / denetim kurulu | KMK m.41/3 |
| Olağanüstü toplantı isteyin | Kat malikleri kurulu (üçte bir talebiyle) | KMK m.29/2 |
| Ara hesap isteyin | Yönetici (kat maliklerinin yarısıyla) | KMK m.39/2 |
| Yöneticiyi değiştirin | Kat malikleri kurulu | KMK m.41/1 |
| Hakimin müdahalesi | Sulh hukuk mahkemesi | KMK m.33 |
KMK m.36/3, defter tutma ve saklama görevini yerine getirmeyen yöneticiye m.33'ün son fıkrasındaki idari para cezasının uygulanacağını söyler. Kanun metnindeki tutar ikiyüz elli ile ikibin Türk Lirası arasıdır; idari para cezaları her yıl yeniden değerlendiğinden güncel tutarı ayrıca kontrol edin. Yöneticinin hesap vermemesi durumunda izlenecek yolu yönetici hesap vermezse ne yapılır yazımızda ayrıntılı anlattık.
Kiracı da Belgeleri Görebilir mi?
Kanun hesap verme ve denetimi kat malikleri kurulu ile kat malikleri üzerine kurmuştur. Kiracının kendiliğinden bir inceleme hakkı açıkça düzenlenmemiştir. Kiracı, kendisinden istenen tutarın dayanağını (işletme projesi, kurul kararı) yönetimden isteyebilir; ayrıntılı defter incelemesi için ise ev sahibinden vekalet veya yazılı yetki alması pratik bir yoldur.
Yönetici İçin: Şeffaflık Talebi Bir Saldırı Değildir
Belge isteyen bir kat malikine 'güvenmiyor musunuz' diye cevap vermek, en dürüst yöneticiyi bile şüpheli gösterir. Faturaları düzenli taramak, giderleri tarih sırasıyla kaydetmek ve karar defterini zamanında notere kapattırmak (bkz. karar defteri noter tasdiki) bu talepleri dakikalar içinde karşılamanızı sağlar. Tahsilat ve gider kayıtlarını aidat takibi ekranında tutmak, her kat malikinin kendi hesabını görmesini kolaylaştırır.
Bu içerik bilgilendirme amaçlıdır, hukuki danışmanlık değildir.
Kaynaklar
- 634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu m.29, m.32, m.33, m.35, m.36, m.39, m.41 — mevzuat.gov.tr