Apartman PortalKısa cevap: Site yönetim firması seçerken önce hizmet kapsamını yazılı olarak tanımlayın, en az üç firmadan aynı kapsam üzerinden teklif alın ve teklifleri yalnızca toplam fiyata göre değil; ücret modeline, personelin kimin bordrosunda olacağına, banka hesabının kimin adına açılacağına ve raporlama sıklığına göre karşılaştırın. Kat Mülkiyeti Kanunu, yönetimin dışarıdan bir kişiye verilmesine izin verir (KMK m.34) ve dışarıdan atanan yönetici de kat maliklerine karşı bir vekil gibi sorumludur (KMK m.38). Karar, kat malikleri kurulunda (sitede çoğunlukla temsilciler kurulunda) alınır.
Profesyonel firmayla mı yoksa gönüllü bir yöneticiyle mi devam edeceğinize henüz karar vermediyseniz önce profesyonel site yönetimi mi, gönüllü yönetici mi yazısına bakın. Bu rehber, firma ile çalışma kararı alındıktan sonraki seçim sürecini anlatır.
Yasal Çerçeve: Kim Seçer, Firma Neye Tabidir?
“Kat malikleri, anagayrimenkulün yönetimini kendi aralarından veya dışardan seçecekleri bir kimseye veya üç kişilik bir kurula verebilirler; bu kimseye (Yönetici), kurula da (Yönetim kurulu) denir.” (KMK m.34/1)
Apartmanda yönetici, kat maliklerinin hem sayı hem arsa payı çoğunluğuyla atanır (KMK m.34). Sitede ise tüm ortak alanların yöneticisi, toplu yapı temsilciler kuruluna katılanların temsil ettikleri bağımsız bölüm sayısının salt çoğunluğuyla atanır (KMK m.71). Firma ile imzalanacak sözleşme bu kararın arkasından gelir; karar olmadan imzalanan sözleşme tartışmalı hale gelir.
Firmanın sorumluluğu da kanunla çizilmiştir:
“Yönetici, kat maliklerine karşı aynen bir vekil gibi sorumludur.” (KMK m.38/1)
Bu, firmanın işi özenle yürütmek, talimata uymak ve hesap vermekle yükümlü olduğu anlamına gelir. Ayrıca kanun, yönetici ile yapılan sözleşmede teminat şartı koyma imkânı tanır:
“Yönetici atanırken kendisiyle yapılan sözleşmede, teminat göstermesi şart edilebilir; sözleşmede böyle bir şart olmasa bile, haklı bir sebebin çıkması halinde, kat malikleri kurulu, yöneticiden teminat göstermesini istiyebilir.” (KMK m.34)
Ücret Modelleri: Teklifler Neden Karşılaştırılamıyor?
Firma teklifleri sıklıkla farklı kalemleri kapsadığı için toplam rakamlar yan yana konunca yanıltıcı olur. Piyasada yaygın görülen modeller şunlardır:
| Model | Nasıl işler? | Dikkat edilecek nokta |
|---|---|---|
| Sabit aylık hizmet bedeli | Sadece yönetim hizmeti için aylık sabit ücret | Yıllık artış formülü (ör. bir endekse bağlama) yazılı olmalı |
| Bağımsız bölüm başına ücret | Daire/dükkân sayısı × birim ücret | Boş daireler ve ticari birimler nasıl sayılıyor? |
| Bütçe yüzdesi | Toplam işletme bütçesinin belli bir yüzdesi | Bütçe büyüdükçe firma kazancı artar; harcama teşviki oluşabilir |
| Personel dahil anahtar teslim | Güvenlik, temizlik, teknik personel ve yönetim tek fiyatta | Personel maliyeti ile hizmet bedelinin ayrı gösterilmesini isteyin |
| Personel hariç yönetim | Personel sitenin kendi bordrosunda, firma sadece yönetir | İşveren yükümlülükleri (SGK, kıdem) sitede kalır |
Ücret düzeyi sitenin büyüklüğüne, şehre, personel sayısına ve hizmet kapsamına göre çok değiştiği için bu yazıda bir piyasa fiyatı vermiyoruz. Sağlıklı karşılaştırma için tüm firmalardan teklifi aynı tabloda, hizmet bedeli ve personel maliyeti ayrı satırlarda istemek yeterlidir. Bütçeyi hazırlarken apartman bütçesi nasıl yapılır rehberindeki kalem yapısını kullanabilirsiniz.
Adım Adım Seçim Süreci
- Kapsam belgesi hazırlayın. Tahsilat, ödeme, muhasebe, personel yönetimi, teknik bakım, raporlama, toplantı organizasyonu ve icra takibi gibi işlerden hangilerinin firmaya verileceğini yazın.
- En az üç teklif alın. Kapsam belgesini tüm firmalara aynı anda gönderin ve aynı formatta yanıt isteyin.
- Referansları arayın. Firmanın halen yönettiği ve bıraktığı birer siteyle görüşün; bırakılan sitede devir teslimin nasıl yapıldığını sorun.
- Şirket bilgisini doğrulayın. Ticaret unvanını, vergi numarasını ve Ticaret Sicili Gazetesi kaydını kontrol edin.
- Örnek rapor isteyin. Firmanın kat maliklerine aylık sunduğu gelir-gider raporunun anonim bir örneğini görün.
- Kurul kararı alın. Seçimi kurulda oylayın ve karar defterine işleyin.
- Sözleşmeyi imzalayın. Sözleşmede olması gereken maddeleri yönetim hizmet sözleşmesi yazısında ayrıntılı ele aldık.
15 Maddelik Kontrol Listesi
- Hizmet kapsamı yazılı ve ölçülebilir mi?
- Hizmet bedeli ile personel maliyeti ayrı gösterilmiş mi?
- Yıllık fiyat artışı hangi formüle bağlı?
- Banka hesabı sitenin yönetici sıfatıyla mı açılacak, firmanın kendi hesabı mı kullanılacak? (KMK m.35/j)
- Aidatlar doğrudan site hesabına mı yatırılıyor?
- Aylık gelir-gider raporu ve banka dökümü paylaşılacak mı?
- Kat malikleri belge ve faturalara nasıl erişecek?
- Personel kimin bordrosunda, kıdem karşılığı nasıl ayrılıyor?
- Harcama yetki sınırı (ör. belirli tutarın üstü için kurul/denetçi onayı) var mı?
- Teminat (KMK m.34) ve mesleki sorumluluk sigortası öngörülmüş mü?
- Karar defteri ve işletme defteri tutma ile noter kapanışı kimde? (KMK m.36)
- Borçlu takibi ve icra süreci kimin masrafıyla yürütülecek?
- Sözleşme süresi, fesih bildirimi ve devir teslim yükümlülüğü yazılı mı?
- Kişisel verilerin işlenmesi ve sözleşme bitince verilerin iadesi düzenlenmiş mi?
- Referans siteler gerçekten aranıp doğrulandı mı?
Seçimden Sonra Denetimi Bırakmayın
Firma ile çalışmak, kat maliklerinin denetim görevini ortadan kaldırmaz. KMK m.41'e göre kurul yöneticiyi devamlı denetler; yönetim planında başka bir süre yoksa hesap denetimi üç ayda bir yapılır. Bir denetçi veya denetim kurulu seçmek ve firmanın raporlarını bu kişilere düzenli olarak inceletmek en güvenli yöntemdir. Çok bloklu yapılarda blok ve site giderlerini ayrı izlemek için yönetim firmalarına yönelik çözümümüzü inceleyebilirsiniz.
Bu içerik bilgilendirme amaçlıdır, hukuki danışmanlık değildir.
Kaynaklar
- 634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu m.34, m.35, m.36, m.38, m.41, m.71 — mevzuat.gov.tr
- 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu m.502–514 (vekâlet sözleşmesi) — mevzuat.gov.tr