Apartman PortalKısa cevap: Yönetim firmasıyla yapılan hizmet sözleşmesi hukuken ağırlıklı olarak bir vekâlet ilişkisidir: KMK m.38 yöneticiyi kat maliklerine karşı “aynen bir vekil gibi” sorumlu tutar ve Türk Borçlar Kanunu'nun vekâlet hükümleri (TBK m.502 vd.) uygulanır. Sözleşmede en az şu maddeler bulunmalıdır: kurul kararına atıf, ayrıntılı hizmet kapsamı, ücret ve artış formülü, site adına açılmış banka hesabı, aylık raporlama ve belge erişimi, harcama yetki sınırı, personel ve işveren sorumluluğu, teminat ve sigorta, kişisel veriler, süre ve fesih, devir teslim yükümlülüğü.
Gönüllü yöneticiden profesyonel firmaya geçen pek çok site, sözleşmeyi firmanın hazır şablonu üzerinden imzalar. Bu şablonlar genellikle firmayı koruyacak şekilde yazılmıştır. Aşağıdaki maddeler, kat maliklerinin haklarını sözleşmeye yansıtmak için kontrol listesi olarak kullanılabilir. Firma seçimi aşaması için site yönetim firması nasıl seçilir rehberine bakabilirsiniz.
Sözleşmenin Hukuki Niteliği: Vekâlet mi, Eser mi?
Türk Borçlar Kanunu iki farklı sözleşme tipini tanımlar. Eser sözleşmesi belirli bir sonucu (örneğin bir çatının yapılmasını) taahhüt eder:
“Eser sözleşmesi, yüklenicinin bir eser meydana getirmeyi, işsahibinin de bunun karşılığında bir bedel ödemeyi üstlendiği sözleşmedir.” (TBK m.470)
Vekâlet sözleşmesi ise bir sonucu değil, işin özenle görülmesini konu alır:
“Vekâlet sözleşmesi, vekilin vekâlet verenin bir işini görmeyi veya işlemini yapmayı üstlendiği sözleşmedir.” (TBK m.502/1)
Yönetim hizmeti süreklilik taşıyan bir iş görme olduğu için, KMK m.38 ve m.40 ile birlikte okunduğunda vekâlet hükümleri esas alınır. Sözleşmeye eklenen tek seferlik işler (örneğin bir peyzaj projesinin yaptırılması) ise ayrıca eser sözleşmesi niteliği taşıyabilir. Bu ayrım, firmanın neyi garanti ettiğini ve hangi durumda sorumlu tutulabileceğini belirlediği için önemlidir.
Vekâlet Hükümlerinden Gelen Temel Yükümlülükler
Sözleşmede yazmasa bile firma şu yükümlülükler altındadır:
“Vekil üstlendiği iş ve hizmetleri, vekâlet verenin haklı menfaatlerini gözeterek, sadakat ve özenle yürütmekle yükümlüdür.” (TBK m.506/2)
“Vekil, vekâlet verenin istemi üzerine yürüttüğü işin hesabını vermek ve vekâletle ilişkili olarak aldıklarını vekâlet verene vermekle yükümlüdür.” (TBK m.508/1)
Yani firma, istendiğinde hesap vermek ve site adına aldığı her şeyi (para, belge, kayıt) teslim etmek zorundadır. Kanun ayrıca yöneticiye yıllık hesap verme yükümlülüğü getirir (KMK m.39); bu yükümlülüklerin nasıl takip edileceğini yönetici hesap vermezse ne yapılır yazısında anlattık.
Sözleşmede Bulunması Gereken Maddeler
1. Taraflar ve kurul kararı
Sözleşmenin, firmayı yönetici olarak atayan kat malikleri kurulu veya toplu yapı temsilciler kurulu kararına (tarih ve karar numarasıyla) atıf yapması gerekir. Siteyi temsilen kimin imza attığı da yazılmalıdır.
2. Hizmet kapsamı
KMK m.35'te sayılan görevler (kurul kararlarının uygulanması, bakım-onarım tedbirleri, sigorta, avans toplanması, ödemeler, tebligat, dava ve icra takibi, banka hesabı, kurulun toplantıya çağrılması, asansör bakımları) madde madde sözleşmeye eklenmeli; kapsam dışı işler ve bunların ek ücreti ayrıca belirtilmelidir.
3. Ücret, artış formülü ve ek ücretler
Aylık hizmet bedeli, ödeme günü, KDV durumu ve yıllık artışın hangi formülle yapılacağı yazılmalıdır. İcra takibi, toplantı organizasyonu gibi işler için ek ücret alınacaksa tutarı veya hesaplama yöntemi önceden belirlenmelidir.
4. Banka hesabı ve para yönetimi
KMK m.35/j'ye göre yönetici, topladığı paraları muteber bir bankada kendi adına ancak anagayrimenkulün yönetici sıfatı gösterilerek açılan hesapta tutar. Sözleşmede aidatların doğrudan bu hesaba yatırılacağı, firmanın kendi ticari hesabıyla karıştırılmayacağı ve denetçinin hesap hareketlerini görebileceği açıkça yazılmalıdır.
5. Raporlama, defterler ve belge erişimi
Aylık gelir-gider raporu, banka dökümü ve borçlu listesinin hangi gün ve hangi kanaldan paylaşılacağı belirlenmelidir. Karar defteri ve gider belgelerinin tutulması ile defterin her yıl notere kapattırılması yöneticinin kanuni görevidir (KMK m.36).
6. Harcama yetki sınırı
Firmanın kurul veya denetçi onayı olmadan yapabileceği tek seferlik harcama için bir üst sınır koymak, bütçe dışı harcamaların önüne geçer. Acil onarımlar için istisna ve sonradan bilgilendirme usulü ayrıca yazılabilir.
7. Personel
Güvenlik, temizlik ve teknik personelin firmanın mı yoksa sitenin mi bordrosunda olacağı, SGK ve kıdem yükümlülüklerinin kime ait olduğu açıkça yazılmalıdır. Firmanın işi başkasına yaptırması ancak yetki verilmişse veya durum gerektiriyorsa mümkündür (TBK m.506/1); taşeron kullanımı sözleşmede düzenlenmelidir.
8. Teminat ve sigorta
KMK m.34, yöneticiden sözleşmede teminat istenebileceğini düzenler. Teminat mektubu veya mesleki sorumluluk sigortası şartı bu maddede yer alabilir.
9. Kişisel veriler
Sakinlerin ad, telefon ve borç bilgilerinin hangi amaçla işleneceği, kimlerle paylaşılacağı ve sözleşme bitince verilerin siteye teslim edilip firma sistemlerinden silineceği yazılmalıdır.
10. Süre, fesih ve devir teslim
Yönetici her yıl yıllık toplantıda yeniden atanır (KMK m.34) ve kurul, haklı sebep çıkarsa yöneticiyi her zaman değiştirebilir (KMK m.41). Borçlar Kanunu da vekâlet ilişkisinde tek taraflı sona erdirme hakkını korur:
“Vekâlet veren ve vekil, her zaman sözleşmeyi tek taraflı olarak sona erdirebilir. Ancak, uygun olmayan zamanda sözleşmeyi sona erdiren taraf, diğerinin bundan doğan zararını gidermekle yükümlüdür.” (TBK m.512/1)
Bu nedenle sözleşmeye, fesih hakkını fiilen ortadan kaldıran çok uzun süreli bağlılık ya da ağır cezai şart hükümleri konmasına karşı dikkatli olun; böyle hükümlerin geçerliliği tartışmalı olabilir ve bir hukukçuya danışılması gerekir. Makul bir fesih bildirim süresi ile sözleşme bitiminde belirli bir süre içinde tüm defter, belge, banka yetkileri, anahtar ve dijital kayıtların yeni yöneticiye teslim edileceğini öngören bir devir teslim maddesi mutlaka bulunmalıdır. Teslim için yönetim devir teslim tutanağı şablonumuzu kullanabilirsiniz.
İmzalamadan Önce Kontrol Edin
- Sözleşme, kurul kararında yazan ücret ve süreyle uyumlu mu?
- Firma şablonunda “firma hiçbir koşulda sorumlu değildir” gibi genel sorumsuzluk hükümleri var mı?
- Ek ücretli işler listesi kapalı mı, yoksa “ve benzeri işler” gibi açık uçlu mu?
- Yönetim planında yöneticinin görev ve ücretine ilişkin hükümlerle çelişen bir madde var mı? Yönetim planı yönetici ve denetçileri de bağlar (KMK m.28).
Bu içerik bilgilendirme amaçlıdır, hukuki danışmanlık değildir.
Kaynaklar
- 634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu m.28, m.34, m.35, m.36, m.38, m.39, m.40, m.41 — mevzuat.gov.tr
- 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu m.470, m.502, m.506, m.508, m.512 — mevzuat.gov.tr