Genel Kurul Ne Zaman Yapılır? Yılda Kaç Kez, Hangi Ayda?

Kısa cevap: Apartman genel kurulu (kanundaki adıyla kat malikleri kurulu) yılda en az bir kez toplanır. Toplantı zamanı önce yönetim planına bakılarak belirlenir; yönetim planında bir zaman yazmıyorsa toplantı her takvim yılının ilk ayında, yani ocak ayında yapılır. Toplu yapılarda (birden fazla bloktan oluşan sitelerde) kurullar en geç iki yılda bir toplanır. Önemli bir sebep çıkarsa yılın herhangi bir gününde olağanüstü toplantı da yapılabilir (634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu, KMK m.29).

Bu yazıda “Bu yıl genel kurulu ne zaman yapmalıyız?” sorusuna yönetim planı, kanun ve takvim açısından cevap veriyoruz. Çağrı yazısının nasıl hazırlanacağını genel kurul çağrısı nasıl yapılır yazımızda ayrıca anlattık.

Kanun Ne Diyor? KMK m.29

Toplantı zamanı KMK m.29'da düzenlenmiştir. Maddenin ilk fıkrası resmi metinde şöyledir:

“Kat malikleri kurulu, yılda bir defadan az olmamak üzere yönetim planında gösterilen zamanlarda, eğer böyle bir zaman gösterilmemişse, her takvim yılının ilk ayı içinde toplanır. Toplu yapılarda ise kurullar, en geç iki yılda bir defadan az olmamak üzere yönetim plânlarında gösterilen zamanlarda, böyle bir zaman gösterilmemişse, ikinci takvim yılının ilk ayı içinde toplanır.” (KMK m.29/1)

Bu hükümden üç kural çıkar:

1. Asgari sıklık: Tek bina apartmanlarda kurul yılda en az bir kez toplanmalıdır. Daha sık toplanmak serbesttir.
2. Öncelik yönetim planında: Yönetim planı, kat maliklerini bağlayan bir sözleşme niteliğindedir. Planda “her yıl mart ayında” gibi bir zaman yazıyorsa toplantı o zamanda yapılır.
3. Plan susuyorsa ocak: Yönetim planında zaman yoksa toplantı ocak ayı içinde yapılır.

Neden Ocak Ayı? Takvimin Mantığı

Ocak ayının seçilmesi tesadüf değildir. Kanun, yöneticinin yıllık hesabını vermesini ve yeni yılın avansının toplanmasını da aynı döneme bağlar. KMK m.39'a göre yönetici, yönetim planında başka bir zaman yazılı değilse, her takvim yılının birinci ayı içinde kurula gelir ve giderlerin hesabını verir. KMK m.35/d de işletme projesi onaylanıncaya kadar avansın aynı dönemde toplanmasını öngörür. Yani olağan toplantı, eski yılın hesabının kapatıldığı ve yeni yılın işletme projesinin onaylandığı toplantıdır.

Pratikte bu, yöneticinin aralık ayında hazırlığa başlaması demektir: yılın gelir-gider dökümünü çıkarmak, denetçi raporunu istemek, yeni yılın tahmini giderlerini hesaplamak ve çağrıyı ocak başında göndermek.

Toplu Yapılarda (Sitelerde) Durum

Kanunun toplu yapı hükümlerine tabi sitelerde kurullar için süre farklıdır: en geç iki yılda bir, yönetim planında yazılı zamanda; plan susuyorsa ikinci takvim yılının ilk ayında. Ancak birçok site yönetim planında yıllık toplantı öngörür; önce kendi planınızı kontrol edin. Sitenizin hukuken toplu yapı sayılıp sayılmadığı tapu kaydına bağlıdır; emin değilseniz tapu müdürlüğünden kayıt örneği isteyebilirsiniz.

Adım Adım: Olağan Toplantı Takvimi

Adım 1: Yönetim planını açın

Planda toplantı ayı, çağrı usulü veya yeter sayı gibi özel bir hüküm olup olmadığına bakın. Plan elinizde yoksa yönetim planı nereden alınır yazımız yol gösterir.

Adım 2: Birinci toplantı tarihini seçin

Plan susuyorsa birinci toplantıyı ocak ayı içine koyun. Ayın son günlerini seçmek, ikinci toplantının şubata kaymasına yol açar; bu kanuna aykırı değildir ama birinci toplantıyı ayın ortasına almak takvimi rahatlatır.

Adım 3: Geriye doğru sayarak çağrı tarihini bulun

KMK m.29/2'deki on beş günlük süre metinde olağanüstü toplantı için yazılmıştır; yine de olağan toplantıda da en az on beş gün önce, imzalı çağrı veya taahhütlü mektupla haber vermek ispat açısından en güvenli yoldur. Örneğin birinci toplantı 20 Ocak ise çağrı en geç 5 Ocak'ta maliklere ulaşmış olmalıdır.

Adım 4: İkinci toplantı tarihini aynı çağrıya yazın

“İlk çağrı yapılırken, birinci toplantıda, yeter sayının sağlanamaması halinde, ikinci toplantının nerede ve hangi tarihte yapılacağı da belirtilir. İlk toplantı ile ikinci toplantı arasında bırakılacak zaman yedi günden az olamaz.” (KMK m.29/3)

KMK m.30/2'ye göre ikinci toplantı en geç on beş gün sonra yapılır. Bu yüzden ikinci tarih, birinciden sonraki 7 ile 15 gün arasına düşmelidir. Yeter sayı konusunda ayrıntı için genel kurulda yeter sayı sağlanamazsa yazımıza bakın.

Olağanüstü Toplantı: Yılın Herhangi Bir Günü

Yıllık toplantıyı beklemeyi gerektirmeyen acil durumlar olabilir: çatı onarımı, yöneticinin görevden alınması, büyük bir hasar gibi. Kanun bu durumda toplantıyı yılın her döneminde mümkün kılar:

“Önemli bir sebebin çıkması halinde, yöneticinin veya denetçinin veya kat maliklerinden üçte birinin istemi üzerine ve toplantı için istenilen tarihten en az onbeş gün önce bütün kat maliklerine imzalattırılacak bir çağrı veya bir taahhütlü mektupla, toplantı sebebi de bildirilmek şartiyle, kat malikleri kurulu her zaman toplanabilir.” (KMK m.29/2)

Süreç için olağanüstü genel kurul nasıl toplanır rehberine bakabilirsiniz.

Ocak Ayı Kaçırılırsa Ne Olur?

Kanun, toplantının ocak ayında yapılmamasına doğrudan bir ceza veya geçersizlik yaptırımı bağlamaz. Bu nedenle şubat veya mart ayında usulüne uygun çağrıyla yapılan bir toplantıda alınan kararların, yalnızca ay farkı yüzünden geçersiz sayılması beklenmez. Yine de gecikmenin pratik bedelleri vardır: yeni yılın işletme projesi onaylanmadığı için aidat artışı uygulanamaz, yöneticinin hesabı verilmemiş olur ve görev süresi dolan yöneticinin durumu tartışmalı hale gelir. Toplantı hiç yapılamıyorsa kat maliklerinden biri yönetici atanması için sulh hukuk mahkemesine başvurabilir (KMK m.34). Somut bir uyuşmazlıkta sonucu mahkeme belirler; tereddütte bir avukata danışın.

Kontrol Listesi

Apartman Portal'daki toplantı modülü, toplantıyı planlarken on beş günlük süre için uyarı verir ve duyuruyla tüm sakinlere hatırlatma gönderebilir. Dijital bildirim kanundaki imzalı çağrının veya taahhütlü mektubun yerini tutmaz; ikisini birlikte kullanmanızı öneririz.

Bu içerik bilgilendirme amaçlıdır, hukuki danışmanlık değildir.

Kaynaklar

• 634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu (m.28, 29, 30, 34, 35, 37, 39) – mevzuat.gov.tr