Apartman PortalKısa cevap: Kat malikleri kurulu (genel kurul) çağrısı, toplantı tarihinden en az on beş gün önce bütün kat maliklerine imzalatılan bir çağrı yazısıyla veya taahhütlü mektupla yapılır. Çağrıda toplantının sebebi (gündem), yeri ve tarihi ile birinci toplantıda yeter sayı sağlanamazsa yapılacak ikinci toplantının yeri ve tarihi yazılır. İki toplantı arasında en az yedi gün bulunmalıdır (634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu, KMK m.29).
Bu yazıyı, yöneticilerin en sık takıldığı noktadan yola çıkarak hazırladım: toplantının kendisi değil, çağrının usulü. Genel kurul kararlarına yapılan itirazların önemli bir kısmı, kararın içeriğinden değil, çağrının eksik veya ispatsız yapılmasından kaynaklanır. Toplantı günü neler olacağını genel kurul toplantısı nasıl yapılır yazımızda ayrıca anlattık; burada yalnızca çağrıya odaklanıyoruz.
Kanun Ne Diyor? KMK m.29
Genel kurul, kanundaki adıyla kat malikleri kurulu, apartmanın en yetkili karar organıdır. Toplantı zamanı ve çağrı usulü KMK m.29'da düzenlenmiştir:
“Kat malikleri kurulu, yılda bir defadan az olmamak üzere yönetim planında gösterilen zamanlarda, eğer böyle bir zaman gösterilmemişse, her takvim yılının ilk ayı içinde toplanır.” (KMK m.29/1)
“Önemli bir sebebin çıkması halinde, yöneticinin veya denetçinin veya kat maliklerinden üçte birinin istemi üzerine ve toplantı için istenilen tarihten en az onbeş gün önce bütün kat maliklerine imzalattırılacak bir çağrı veya bir taahhütlü mektupla, toplantı sebebi de bildirilmek şartiyle, kat malikleri kurulu her zaman toplanabilir.” (KMK m.29/2)
“İlk çağrı yapılırken, birinci toplantıda, yeter sayının sağlanamaması halinde, ikinci toplantının nerede ve hangi tarihte yapılacağı da belirtilir. İlk toplantı ile ikinci toplantı arasında bırakılacak zaman yedi günden az olamaz.” (KMK m.29/3)
Dikkat edilmesi gereken bir nüans var: On beş günlük süre ve imzalı çağrı/taahhütlü mektup şekli, maddenin metninde olağanüstü toplantı için yazılmıştır. Olağan yıllık toplantı için kanun ayrı bir şekil öngörmez; ancak uygulamada en güvenli yol, olağan toplantıda da aynı usulü uygulamaktır. Böylece “bana haber verilmedi” itirazına karşı elinizde ispat olur. Yönetim planınız farklı bir çağrı usulü veya süresi öngörüyorsa onu da kontrol edin.
Çağrıyı Kim Yapar?
- Yönetici: KMK m.35/k, kat malikleri kurulunun toplantıya çağrılmasını yöneticinin görevleri arasında sayar. Olağan yıllık toplantı çağrısı normalde yöneticiden gelir.
- Denetçi: Önemli bir sebep varsa denetçi de toplantı isteyebilir (KMK m.29/2).
- Kat maliklerinin üçte biri: Önemli bir sebep varsa kat maliklerinin üçte biri de toplantı isteyebilir. Bu sürecin ayrıntıları için olağanüstü genel kurul nasıl toplanır yazımıza bakın.
Adım Adım Genel Kurul Çağrısı
Adım 1: Tarihi belirleyin ve geriye doğru sayın
Yönetim planında toplantı zamanı yoksa olağan toplantı her takvim yılının ilk ayı, yani ocak ayı içinde yapılmalıdır. Örneğin birinci toplantıyı 25 Ocak'a koyuyorsanız, çağrının en geç 10 Ocak'ta bütün maliklere ulaşmış olması gerekir. Taahhütlü mektubun postada geçireceği süreyi de hesaba katın; birkaç gün pay bırakmak iyi olur.
Adım 2: İkinci toplantı tarihini aynı yazıda belirleyin
Birinci toplantıda yeter sayı (maliklerin sayı ve arsa payı bakımından yarısından fazlası) sağlanamayabilir. Bu ihtimale karşı ikinci toplantının yeri ve tarihi ilk çağrıda yazılır. İki toplantı arasındaki süre en az yedi gün olmalı; KMK m.30/2'ye göre ikinci toplantı da en geç on beş gün sonra yapılmalıdır. Yani ikinci toplantı tarihi, birinci toplantıdan sonraki 7 ile 15 gün arasına düşmelidir. Ayrıntılar için yeter sayı sağlanamazsa ne olur yazımıza bakabilirsiniz.
Adım 3: Gündemi açık ve tek tek yazın
Kanun “toplantı sebebi de bildirilmek şartiyle” der. Gündem maddelerini muğlak bırakmayın. “Diğer konular” gibi bir madde, önemli bir kararın (örneğin büyük bir harcama veya yönetim planı değişikliği) dayanağı olmaya elverişli değildir; maliklerin önceden bilmediği bir konuda karar almak itiraz riskini artırır. Tipik bir olağan toplantı gündemi şunları içerir:
- Açılış ve toplantı başkanı ile yazmanın seçimi,
- Yönetici hesap raporunun okunması (KMK m.39),
- Denetçi raporunun okunması (KMK m.41),
- Yöneticinin ve denetçinin ibrası,
- İşletme projesinin görüşülmesi ve karara bağlanması (KMK m.37),
- Yönetici ve denetçinin seçimi (KMK m.34),
- Dilek ve temenniler.
Adım 4: Çağrıyı ispatlanabilir şekilde ulaştırın
Kanunda sayılan iki yol vardır: imza karşılığı elden teslim veya taahhütlü mektup. Pratikte ikisini birlikte kullanmak işe yarar:
- Binada oturan maliklere çağrıyı elden verin ve bir tebliğ listesine imza attırın (daire no, ad soyad, tarih, imza).
- Binada oturmayan, kiracısı olan veya imzadan kaçınan maliklere taahhütlü mektup gönderin; alındı belgesini saklayın.
- Kiracılara ayrıca bilgi vermek iyi bir uygulamadır; ancak çağrının muhatabı kat malikidir. Kiracının toplantıdaki durumu için kiracı genel kurula katılabilir mi yazımıza bakın.
WhatsApp mesajı, e-posta veya panoya asılan ilan tek başına kanundaki şekli karşılamayabilir. Bunları ek hatırlatma olarak kullanın, asıl çağrının yerine koymayın.
Adım 5: Çağrının bir örneğini ve ispatlarını saklayın
Çağrı yazısının bir örneğini, imzalı tebliğ listesini ve taahhütlü mektup alındılarını toplantı tutanağıyla birlikte dosyalayın. KMK m.36, yöneticinin bütün belgeleri bir dosyada saklamasını zorunlu tutar. Bir karar mahkemeye taşınırsa ilk incelenecek belgeler bunlardır.
Örnek Çağrı Metni
Örnek metin
[Apartman/Site Adı] Kat Malikleri Kurulu Toplantı Çağrısı
Sayın Kat Maliki,
[Apartman adı] kat malikleri kurulunun olağan yıllık toplantısı [tarih] günü saat [saat]'te [adres/yer]'de yapılacaktır. Birinci toplantıda 634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu m.30'da öngörülen yeter sayı sağlanamazsa ikinci toplantı [birinci toplantıdan en az 7, en fazla 15 gün sonraki tarih] günü saat [saat]'te aynı yerde yapılacaktır.
Gündem: 1) Açılış, toplantı başkanı ve yazmanın seçimi; 2) Yönetici hesap raporunun okunması; 3) Denetçi raporunun okunması; 4) Yönetici ve denetçinin ibrası; 5) [Yıl] işletme projesinin görüşülmesi ve karara bağlanması; 6) Yönetici ve denetçi seçimi; 7) Dilek ve temenniler.
Toplantıya bizzat katılamayacak kat malikleri, oylarını yazılı vekaletname ile yetkilendirecekleri bir vekil aracılığıyla kullanabilir (KMK m.31).
Bilgilerinize sunarım. [Tarih] — [Yönetici adı soyadı], Yönetici
Bu metni kendi yönetim planınıza ve gündeminize göre uyarlayın. Vekaletle katılım kuralları için genel kurula vekaletle katılım rehberine bakabilirsiniz.
Kontrol Listesi
| Kontrol | Dayanak |
|---|---|
| Toplantıya en az 15 gün var mı? | KMK m.29/2 |
| Tüm maliklere imza karşılığı veya taahhütlü mektupla ulaşıldı mı? | KMK m.29/2 |
| Gündem (toplantı sebebi) açıkça yazıldı mı? | KMK m.29/2 |
| İkinci toplantının yeri ve tarihi belirtildi mi? | KMK m.29/3 |
| İki toplantı arası 7–15 gün mü? | KMK m.29/3, m.30/2 |
| Çağrı belgeleri dosyada saklandı mı? | KMK m.36 |
Sık Yapılan Hatalar
- Sadece WhatsApp grubuna yazmak: Gruptan çıkmış veya hiç girmemiş bir malik usulsüz çağrı iddiasında bulunabilir.
- İkinci toplantı tarihini unutmak: Yeter sayı sağlanamazsa yeniden çağrı yapmak zorunda kalırsınız ve takvim kayar.
- İki toplantıyı aynı güne koymak: “Yarım saat sonra ikinci toplantı” uygulaması, yedi günlük asgari süreye aykırıdır.
- Gündem dışı karar almak: Çağrıda yazmayan önemli bir konu, ayrı bir toplantıya bırakılmalıdır.
Apartman Portal'da yönetici panelindeki toplantı modülü, çağrıyı oluştururken on beş günlük süre için uyarı verir; duyuru ile tüm sakinlere hatırlatma gönderilebilir ve karar sonradan toplantı kaydına işlenebilir. Ancak dijital bildirim, kanundaki imzalı çağrı veya taahhütlü mektubun yerini tutmaz; ikisini birlikte kullanmanızı öneririm.
Bu içerik bilgilendirme amaçlıdır, hukuki danışmanlık değildir.