Apartman PortalApartman veya sitede alınan hemen her önemli kararın (aidat artışı, yönetici seçimi, ortak alan tadilatı) hukuken geçerli olabilmesi için doğru usulde toplanmış bir kat malikleri kurulunda (halk arasında genel kurul) alınmış olması gerekir. Çağrı süresine, nisaba veya tutanağa dair küçük bir hata, alınan kararın sonradan mahkemede iptal edilmesine yol açabilir. Bu yazıda 634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu'nun (KMK) toplantı sürecine ilişkin hükümlerini adım adım anlatıyoruz.
Olağan ve Olağanüstü Toplantı Farkı
KMK m.29 uyarınca kat malikleri kurulu, yönetim planında ayrıca bir zaman tespit edilmemişse, her takvim yılının ilk ayı içinde olağan toplantısını yapar. Bu, olağan (yıllık) toplantıdır ve düzenli bütçe, faaliyet raporu ve yönetici seçimi gibi konular bu toplantıda görüşülür.
Önemli bir sebebin çıkması halinde; yöneticinin, denetçinin veya kat maliklerinin üçte birinin isteği üzerine, toplantı için istenilen tarihten en az 15 gün önce bütün kat maliklerine imzalatılacak bir çağrı veya taahhütlü mektupla, toplantı sebebi de belirtilerek, kurul her zaman olağanüstü toplanabilir. Olağanüstü toplantı, gündemi sınırlı ve genellikle acil bir konuya (örneğin ortak alanda acil tadilat, yöneticinin görevden alınması) bağlı olarak yapılır.
Çağrı Nasıl Yapılmalı?
KMK m.29'a göre çağrı, bütün kat maliklerine imzalatılacak bir davetiye ile veya taahhütlü mektupla yapılır. Pratikte önerilen yöntemler:
- İmza karşılığı elden tebliğ edilen yazılı davetiye (imza sirküleri saklanmalı)
- Taahhütlü/iadeli taahhütlü mektup (kargo/posta takip numarası saklanmalı)
- Yönetim planında ayrıca belirtilmişse e-posta veya dijital bildirim; ancak ispat kolaylığı açısından yazılı belge desteklenmesi önerilir
Çağrıda toplantının yeri, günü, saati ve gündemi açıkça yazılmalıdır. İlk çağrıda nisap sağlanamama ihtimaline karşı, ikinci toplantının yeri ve günü de aynı çağrıda belirtilebilir; bu sayede ayrıca ikinci bir çağrı yapmaya gerek kalmaz.
Gündem Hazırlama
Gündemde yer almayan bir konu, toplantıda hazır bulunan bütün kat maliklerinin oybirliğiyle kabul edilmedikçe görüşülüp karara bağlanamaz. Bu nedenle yönetici veya toplantıyı isteyen kat malikleri, görüşülmesi planlanan tüm maddeleri (bütçe onayı, yönetici seçimi, aidat/dağıtım politikası değişikliği, ortak alan işleri vb.) çağrı ile birlikte net biçimde listelemelidir.
Toplantı Nisabı ve Karar Yeter Sayısı
KMK m.30 uyarınca kat malikleri kurulu, kat maliklerinin sayı ve arsa payı bakımından yarısından fazlasıyla toplanır ve oy çokluğuyla karar verir. Yani hem katılımcı sayısı hem de bu katılımcıların toplam arsa payı, tüm kat maliklerinin yarısından fazla olmalıdır — ikisi birden sağlanmalıdır.
Yeter sayı sağlanamazsa toplantı ertelenir; ikinci toplantıda bu nisap aranmaz, hazır bulunanlarla toplantı yapılıp karar alınabilir. Çağrıda ikinci toplantı tarihi belirtilmişse aradan yasal olarak en az bir hafta geçmiş olması yeterlidir; bu süre pratikte ilk toplantıdan bir hafta sonrası şeklinde uygulanır.
Kanun veya yönetim planında ayrıca daha ağır bir nisap öngörülen konular (örneğin ana yapıda esaslı değişiklik, kat irtifakının kaldırılması gibi) için o maddede belirtilen özel çoğunluk aranır; bu yazı genel toplantı usulünü kapsar, özel çoğunluk gerektiren işlemler ayrı bir konudur.
Oy Kullanma Usulü
KMK m.31 uyarınca her kat maliki, sahip olduğu bağımsız bölümün arsa payı büyüklüğüne bakılmaksızın bir oy hakkına sahiptir. Aynı kişinin birden fazla bağımsız bölümü varsa her biri için ayrı oy hakkı vardır; ancak bir kişinin toplam oyu, kuruldaki bütün oyların üçte birini geçemez.
Kat maliki toplantıya bizzat katılamıyorsa oyunu yetkili bir vekil aracılığıyla kullanabilir. Vekaleten oy kullanımında iki sınır vardır:
- Bir kişi, toplam oy sayısının yüzde beşinden fazlasını kullanmak üzere vekil tayin edilemez
- Kırk veya daha az bağımsız bölümden oluşan yapılarda bir kişi en fazla iki kat malikine vekalet edebilir
Vekaletnamenin yazılı ve toplantı öncesinde ibraz edilmiş olması, sonradan çıkabilecek itirazları önlemek açısından önemlidir.
Karar Defteri ve Tutanak
KMK m.32 uyarınca alınan kararlar, sayfaları noter mühürüyle tasdikli bir karar defterine, 1'den başlayıp sırayla giden sayfa numaralarıyla yazılır ve toplantıda hazır bulunan bütün kat maliklerince imzalanır. İmzadan kaçınan olursa bu durum tutanağa şerh düşülür.
Karar defterinde en az şunlar yer almalıdır: toplantı tarihi ve yeri, katılan kat malikleri ve arsa payları, gündem maddeleri, her madde için yapılan oylama sonucu (kabul/ret oy sayıları) ve alınan karar metni. Bu kayıtlar hem denetim hem de olası ihtilaflarda ispat aracı olarak kritik önemdedir.
Sık Yapılan Hatalar
- Çağrıyı 15 günlük süreye uymadan, son dakika yapmak
- Gündemde olmayan bir konuyu (örneğin ani aidat artışı) oybirliği sağlanmadan görüşüp karara bağlamak
- İkinci toplantı tarihini çağrıda belirtmeyip, nisap sağlanamayınca süreci baştan başlatmak zorunda kalmak
- Vekaletname olmadan veya sınırları aşan biçimde başkası adına oy kullandırmak
- Kararları noter tasdikli karar defteri yerine dağınık tutanaklara yazmak
- Katılan kat maliklerinin arsa paylarını tutanağa işlememek, bu yüzden nisabın gerçekten sağlanıp sağlanmadığını sonradan ispatlayamamak
Bu adımların dijital ortamda düzenli takip edilmesi, hem çağrı sürecinin usulüne uygunluğunu hem de karar defteri kayıtlarının eksiksizliğini garanti altına almaya yardımcı olur.