Apartman PortalKısa cevap: 634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu (KMK), kat malikleri kurulunun çevrim içi (online) toplanmasını düzenleyen bir hüküm içermez; ne açıkça izin verir ne de açıkça yasaklar. Kanundaki çağrı, toplantı ve karar defterine imza usulü fiziki toplantı varsayımıyla yazılmıştır. Bu nedenle yalnızca görüntülü görüşmeyle yapılan bir genel kurulda alınan kararların, özellikle bir kat maliki itiraz ederse, iptal edilme riski vardır. En güvenli yol, toplantıyı fiziki yapmak, online katılımı yalnızca izleme ve bilgilendirme aracı olarak kullanmak ve gelemeyenlerin oyunu vekaletle almaktır.
Bu yazı hukuki belirsizliği olan bir konuyu ele alıyor. Aşağıdaki değerlendirmeler kanun metnine dayanır; online toplantı kararları hakkında yerleşik bir uygulama bulunduğunu varsaymayın ve önemli kararlardan önce bir avukata danışın.
Kanun Ne Diyor? Fiziki Toplantı Varsayımı
KMK'da “elektronik”, “çevrim içi” veya “uzaktan” toplantıdan söz eden bir hüküm yoktur. Buna karşılık kanunun dili, maliklerin aynı yerde bir araya geldiği bir toplantıyı tarif eder. KMK m.29 çağrıda toplantı yerinin belirtilmesini ister:
“İlk çağrı yapılırken, birinci toplantıda, yeter sayının sağlanamaması halinde, ikinci toplantının nerede ve hangi tarihte yapılacağı da belirtilir. İlk toplantı ile ikinci toplantı arasında bırakılacak zaman yedi günden az olamaz.” (KMK m.29/3)
En kritik nokta ise karar defteridir. KMK m.32, kararların noter onaylı defterde toplantıda bulunanlarca imzalanmasını şart koşar:
“Kat malikleri kurulu kararları (1) den başlayıp sırayla giden sayfa numaraları taşıyan her sayfası noter mühüriyle tasdikli bir deftere yazılarak, toplantıda bulunan bütün kat maliklerince imzalanır; karara aykırı oy verenler bu aykırılığın sebebini belirterek imza koyarlar.” (KMK m.32/4)
Ekranın başındaki bir malikin aynı anda kâğıt deftere imza atması mümkün değildir. Online katılan malikin imzasının sonradan toplanması veya hiç toplanamaması, kararın ispatı ve geçerliliği konusunda tartışma doğurabilir.
Şirketlerdeki Elektronik Genel Kurul Neden Örnek Alınamaz?
Anonim şirketler için Türk Ticaret Kanunu elektronik ortamda genel kurul imkânı tanır ve bunun teknik altyapısı ayrıca düzenlenmiştir. Kat malikleri kurulu ise bir ticaret şirketi organı değildir; KMK'ya tabidir. Şirketlere tanınan bu imkânın apartman genel kuruluna kendiliğinden uygulanacağını gösteren bir kanun hükmü bulunmamaktadır. Bu nedenle “şirketler yapabiliyorsa apartman da yapar” yaklaşımına güvenmeyin.
Online Toplantının Somut Riskleri
- İptal davası: Karardan memnun olmayan bir malik, toplantının kanundaki usule uygun yapılmadığını ileri sürerek KMK m.33 uyarınca sulh hukuk mahkemesinde iptal davası açabilir.
- Kimlik ve yeter sayı ispatı: Ekrandaki kişinin gerçekten kat maliki olduğunu, kaç malikin ve hangi arsa payının toplantıda bulunduğunu ispat etmek zorlaşır. Birinci toplantıda sayı ve arsa payı bakımından yarıdan fazlası aranır (KMK m.30/1).
- Teknik kesinti: Bağlantısı kopan malik “oylamaya katılamadım” diyebilir.
- Erişim eşitsizliği: Teknolojiyle arası olmayan yaşlı malikler fiilen toplantı dışında kalabilir; bu da usulsüzlük iddiasına zemin hazırlar.
- Kişisel veriler: Toplantıyı kaydetmek görüntü ve ses gibi kişisel verileri işlemek anlamına gelir; katılımcıları önceden bilgilendirin.
Güvenli Yol: Karma (Hibrit) Model
Riskleri azaltmak için uygulanabilecek yöntem, toplantıyı kanundaki gibi fiziki yapıp dijital araçları destek olarak kullanmaktır.
Adım 1: Çağrıyı kanuna uygun yapın
Çağrıyı en az on beş gün önce, imza karşılığı veya taahhütlü mektupla gönderin; fiziki toplantı yerini, tarihini ve ikinci toplantıyı yazın. Online toplantı bağlantısını çağrıya ek bilgi olarak koyabilirsiniz.
Adım 2: Gelemeyenlerin oyunu vekaletle alın
Uzakta yaşayan malikler, toplantıya fiziken katılacak birine yazılı vekaletname vererek oy kullanabilir (KMK m.31). Bu, online oylamaya göre hukuken çok daha sağlam bir yoldur. Ayrıntılar için genel kurula vekaletle katılım yazımıza bakın.
Adım 3: Online katılımı izleme amaçlı kullanın
Toplantıyı görüntülü yayınlamak, gelemeyen maliklerin görüşmeleri takip etmesini sağlar. Ancak yeter sayıyı ve oyları fiziken bulunanlar ile vekiller üzerinden hesaplayın.
Adım 4: Karar defterini ıslak imzayla tamamlayın
Kararları noter onaylı deftere yazın ve toplantıda bulunanlara imzalatın. Defterin nasıl tutulacağını görmek için şablonumuza bakabilirsiniz.
Adım 5: Kararı herkese duyurun
Toplantıya katılmayan malikler için itiraz süresi kararı öğrendikleri tarihten başlar (KMK m.33/1). Kararı yazılı ve tarihli olarak duyurmak, sürelerin netleşmesine yardım eder.
Dijital Anket Ne İşe Yarar?
Online anket, kurul kararının yerine geçmez; ama toplantı öncesi nabız yoklamak için çok kullanışlıdır. Örneğin üç farklı mantolama teklifinden hangisinin gündeme alınacağını anketle belirleyip asıl kararı toplantıda verebilirsiniz. Bu kullanım şekli için dijital anket ve oylama yazımıza bakabilirsiniz. Toplantı gününün akışı ise genel kurul toplantısı nasıl yapılır rehberinde anlatılıyor.
Bütün Malikler Online Toplantıya Razıysa?
Bütün kat maliklerinin önceden yazılı olarak online toplantıya ve kararların sonradan imzalanmasına onay vermesi riski azaltabilir; ancak kanunda bu yönde açık bir düzenleme olmadığından riski tamamen ortadan kaldırdığı söylenemez. İleride KMK'da bir değişiklik yapılırsa bu yazıyı güncelleyeceğiz; mevzuat.gov.tr üzerindeki güncel metni kontrol etmeyi unutmayın.
Bu içerik bilgilendirme amaçlıdır, hukuki danışmanlık değildir.