Apartman PortalKısa cevap: Kiracı değişikliğinde yönetime en az şu dört bilgi yazılı bildirilmelidir: çıkış tarihi, o tarihe kadarki aidat durumunun kapatılması, ortak alan anahtarı/kartlarının iadesi ve yeni sakinin iletişim bilgisi ile giriş tarihi. Bildirimi ev sahibi yapmalıdır; çünkü yönetime karşı asıl muhatap kat malikidir ve aidat borcu, kim oturursa otursun daire üzerinden takip edilir.
Apartman Portal'da sakin değişikliği akışını kurarken şu kuralı benimsedik: yeni sakin, önceki sakinin mesajlarını, makbuzlarını veya ziyaretçi kayıtlarını görmez. Bu yazıda hem bu veri ayrımını hem de taşınma sürecini adım adım ele alıyoruz.
Neden Bildirim Önemli?
KMK m.22, aidat borcundan kat maliki ile daireden devamlı faydalananları (kiracı dahil) birlikte sorumlu tutar; kiracının sorumluluğu kira bedeliyle sınırlıdır (bkz. KMK madde 22). Yönetim hangi tarihte kimin oturduğunu bilmezse:
- Eski kiracının borcunu yeni kiracıdan istemek gibi hatalar yapılabilir.
- Borç bildirimleri artık binada olmayan kişiye gider.
- Ortak alan kartları ve kumandalar eski sakinde kalır; bu bir güvenlik sorunudur.
- Acil durumda ulaşılacak kişi bilinmez.
Çıkış Kontrol Listesi (Eski Kiracı Taşınırken)
- Çıkış tarihini yazılı bildirin: Ev sahibi, kiracının anahtarı teslim ettiği tarihi yöneticiye iletir. Bu tarih, kiracının aidat sorumluluğunun bittiği tarihtir.
- Aidat kesimi yapın: Yönetimden o tarihe kadarki tahakkuk ve tahsilat dökümünü isteyin. Ay ortasında çıkış varsa, kiracı ile ev sahibi arasındaki paylaşım genellikle gün hesabıyla (kıst) yapılır. Bu kesim yönetimin değil, kiracı ile ev sahibinin konusudur; yönetim aylık tahakkuku daire bazında tutar.
- Borcu yoktur yazısı alın: Borç kapandıysa yöneticiden yazılı teyit isteyin. Bu belge, depozito iadesinde de dayanak olur.
- Anahtar, kart ve kumandaları teslim alın: Bina giriş kartı, otopark kumandası, ortak alan anahtarları gibi. Kayıp varsa yöneticiye bildirin; kartın iptal edilmesi gerekir.
- Taşınma gününü haber verin: Asansör ve merdiven kullanımı, nakliye aracının park yeri gibi konularda yöneticinin bilgisi olsun. Yönetim planında taşınma saatlerine ilişkin kural olabilir.
- Sayaç değerlerini kaydedin: Pay ölçer veya ortak sayaç varsa çıkış günü değerini fotoğraflayın.
Depozitodan aidat düşülmesi gerekiyorsa hesap yöntemini depozito iadesi ve aidat borcu yazımızda örnekle anlattık.
Giriş Kontrol Listesi (Yeni Kiracı Gelirken)
- Yeni sakinin adı ve telefonu: Yalnızca yönetim için gereken iletişim bilgisi. Fazlası istenmemeli (aşağıdaki KVKK bölümüne bakın).
- Giriş tarihi: Yeni kiracının aidat sorumluluğu bu tarihten başlar.
- Aidat paylaşımı: Kira sözleşmesinde olağan aidat ve yakıtın kiracıya, demirbaş paylarının ev sahibine ait olduğu açıkça yazılmalıdır. Ayrıntı: aidatı kiracı mı ev sahibi mi öder.
- Kartlar ve anahtarlar: Yeni sakin adına kart tanımlanması veya yenisinin verilmesi.
- Bina kuralları: Yönetim planı, otopark düzeni, çöp saatleri, evcil hayvan kuralları gibi bilgiler yeni sakine iletilmelidir. Pratik bir başlangıç için apartmana yeni taşınanlar rehberine bakabilirsiniz.
KMK m.18/2, kat maliklerinin borçlarına dair hükümleri kiracılara da uygular. Yeni kiracı, kurallardan haberdar olmasa bile onlara uymakla yükümlüdür; bu yüzden kuralların ilk günden paylaşılması herkesin işini kolaylaştırır.
KVKK: Yönetim Hangi Bilgiyi İsteyebilir?
Yönetici, sakinlerin kişisel verilerini işleyen taraftır ve 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'na (KVKK) uymalıdır. KVKK m.4/2 temel ilkeleri sayar:
“c) Belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenme. ç) İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma. d) İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilme.” (KVKK m.4/2)
Bu ilkelere göre pratik sınırlar şunlardır:
- İstenebilir: Ad soyad, telefon, daire numarası, giriş tarihi; araç kullanılıyorsa plaka.
- Gereksiz: Kimlik fotokopisi, kira sözleşmesinin tamamı, kira bedeli, iş yeri bilgisi. Bunlar aidat ve bina yönetimi için ölçülü değildir.
- Eski sakinin verisi: KVKK m.7, işlenmesini gerektiren sebepler ortadan kalktığında verilerin silinmesini, yok edilmesini veya anonim hâle getirilmesini öngörür. Muhasebe kayıtları gibi saklama yükümlülüğü olanlar hariç, eski kiracının iletişim bilgileri ve kart kayıtları güncellenmelidir.
Borçlu bilgilerinin paylaşımında dikkat edilecekler için borçlu listesini panoya asmak ve KVKK yazımıza bakabilirsiniz.
Yöneticiye Not
Sakin değişikliğini tek seferlik bir kayıt güncellemesi olarak değil, kısa bir süreç olarak ele almak birçok tartışmayı önler: çıkış tarihi, borç durumu ve kart iadesi kapanmadan yeni sakinin kaydını açmamak; yeni sakini davet bağlantısıyla sisteme kendi bilgileriyle almak; eski sakinin geçmiş kayıtlarını yeni sakinden ayırmak. Böylece hem aidat takibi doğru daireye ve doğru döneme işler hem de kişisel veriler ölçülü kalır.
Bu içerik bilgilendirme amaçlıdır, hukuki danışmanlık değildir.
Kaynaklar
- 634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu m.18, m.22 — mevzuat.gov.tr
- 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu m.4, m.7 — mevzuat.gov.tr