Apartman PortalKapıcı veya apartman görevlisi istihdam etmek, bir apartman yönetiminin üstlenebileceği en büyük mali ve hukuki sorumluluklardan biridir. Kayıt dışı çalıştırılan bir görevli, ileride hem SGK cezası hem de işçilik alacağı davası riski doğurur. Bu rehberde kapıcı işe alırken hangi kararın alınması gerektiğini, iş sözleşmesini, SGK kaydını, 2026 maliyetini ve bu giderin kat malikleri arasında nasıl paylaşılacağını adım adım anlatıyoruz.
Adım 1: Kat Malikleri Kurulu Kararı Alın
Kapıcı istihdamı, apartmana yıllık yüz binlerce liralık yeni bir gider ekler. Bu nedenle kararın kat malikleri kurulunda gündeme alınarak görüşülmesi ve karar defterine yazılması gerekir. Kararda şunlar yer almalıdır:
- Görevli istihdam edilip edilmeyeceği ve çalışma şekli (tam zamanlı, yarı zamanlı)
- Brüt ücret veya ücret belirleme yöntemi (örneğin "her yıl asgari ücret")
- Kapıcı dairesi varsa kullandırılıp kullandırılmayacağı
- Maliyetin işletme projesine eklenmesi ve aidata yansıması
Yönetim planınızda kapıcı istihdamına ilişkin özel hüküm olup olmadığını da kontrol edin; varsa o hükümler uygulanır.
Adım 2: Giderin Paylaşımını Netleştirin
KMK m.20'ye göre, aksine anlaşma yoksa kat malikleri yönetici, kapıcı, kaloriferci, bahçıvan ve bekçi giderlerine eşit olarak katılır. Yani 60 m²'lik daire ile 200 m²'lik daire kapıcı giderinden aynı payı öder. Maaşın yanı sıra SGK işveren primi, işsizlik sigortası işveren payı, ikramiye ve kıdem tazminatı karşılığı da bu eşit paylaşılan personel giderinin parçasıdır.
Kat malikleri isterse, oybirliğiyle veya yönetim planı değişikliğiyle farklı bir paylaşım kararlaştırabilir; ancak kural eşit paylaşımdır. Kanunun tam metni için Kat Mülkiyeti Kanunu sayfamıza bakabilirsiniz.
Adım 3: Apartmanı İşveren Olarak Kaydettirin
Kapıcı çalıştıran apartman yönetimi, işveren sıfatını taşır. Bunun için:
- Vergi kimlik numarası: Apartman yönetimi adına vergi dairesinden vergi numarası alınır. Apartman ticari faaliyet yürütmediği için vergi mükellefi olmaz, ancak personel ücretinden doğan beyan yükümlülükleri için numara gerekir.
- SGK işyeri tescili: İşyeri bildirgesi, sigortalı çalıştırmaya başlanan tarihten itibaren en geç bir ay içinde SGK'ya verilir. Bu belgeyle apartmana bir işyeri sicil numarası tahsis edilir.
- İşe giriş bildirgesi: Sigortalı işe giriş bildirgesi, çalışma başlamadan en az bir gün önce SGK'ya e-Bildirge üzerinden verilmelidir. Geç bildirim idari para cezasına yol açar.
- Aylık bildirimler: Her ay muhtasar ve prim hizmet beyannamesi verilir. Bu işlemler için bir mali müşavir ile çalışmanız şiddetle önerilir.
Adım 4: Yazılı İş Sözleşmesi Hazırlayın
Apartman kapıcıları 4857 sayılı İş Kanunu kapsamında çalışır. Sözleşmede en az şu konular yazılı olmalıdır:
- Tarafların kimliği (işveren: "... Apartmanı Yönetimi", yönetici aracılığıyla temsil)
- İşe başlama tarihi, deneme süresi (en fazla iki ay)
- Görev tanımı: temizlik, çöp toplama, ortak alan kontrolü, bahçe, kalorifer (varsa), ekmek/gazete dağıtımı gibi işler
- Çalışma saatleri, haftalık 45 saat sınırı ve hafta tatili
- Brüt ücret, ödeme günü ve ödeme şekli (banka hesabına)
- Kapıcı dairesi kullandırılıyorsa kullanım şartları ve işin sona ermesi halinde tahliye süresi
- Yıllık izin, fazla mesai ve ek ödemeler
Kapıcı dairesi ana gayrimenkulün ortak yerlerinden biridir; görevliye iş ilişkisi nedeniyle kullandırılır ve iş sözleşmesi sona erdiğinde boşaltılması gerekir. Dairenin elektrik, su ve doğalgaz giderlerinin kim tarafından ödeneceği sözleşmede açıkça yazılmalıdır.
Adım 5: 2026 Maliyetini Hesaplayın
2026 yılı için ilan edilen asgari ücret aylık brüt 33.030,00 TL, net 28.075,50 TL'dir. Asgari ücret istisnası nedeniyle gelir vergisi ve damga vergisi kesilmez; aradaki fark SGK ve işsizlik sigortası işçi primlerinden oluşur. İmalat dışı sektörlerde işverene toplam aylık maliyet yaklaşık 40.214 TL olarak hesaplanmaktadır. Asgari ücret, prim oranları ve teşvikler değişebileceği için güncel değeri resmi kaynaklardan ve mali müşavirinizden kontrol edin.
| Kalem | Aylık (TL) |
|---|---|
| Brüt ücret | 33.030,00 |
| İşçi SGK primi (%14) | 4.624,20 |
| İşçi işsizlik sigortası (%1) | 330,30 |
| Kapıcının eline geçen net | 28.075,50 |
| İşveren prim payları dahil toplam maliyet (yaklaşık) | 40.214,03 |
Daire başına düşen pay: rakamlı örnek
16 daireli bir apartman asgari ücretle tam zamanlı kapıcı çalıştırıyor:
- Aylık işveren maliyeti: 40.214,03 TL
- Kıdem tazminatı karşılığı (her yıl için yaklaşık bir brüt maaş ÷ 12): 33.030 ÷ 12 = 2.752,50 TL
- Toplam aylık personel gideri: 42.966,53 TL
- Daire başına eşit pay: 42.966,53 ÷ 16 = 2.685,41 TL/ay
Aynı apartman 8 daireli olsaydı daire başı pay yaklaşık 5.370,82 TL olurdu. Küçük apartmanlarda tam zamanlı kapıcı bu yüzden aidatı çok artırır; yarı zamanlı görevli veya temizlik firması gibi alternatifler değerlendirilebilir. Kendi rakamlarınızla dağıtımı aidat paylaşım hesaplama aracı ile yapabilirsiniz.
Kıdem tazminatı karşılığı neden ayrılmalı?
En az bir yıl çalışmış görevlinin iş sözleşmesi, kanunda sayılan hallerde sona erdiğinde her tam yıl için 30 günlük brüt ücret tutarında kıdem tazminatı doğar (kıdem tazminatı tavanı ile sınırlıdır; güncel tavanı kontrol edin). On yıl çalışmış bir görevli için bu tutar yüz binlerce lirayı bulabilir. Tazminat anı geldiğinde tek seferde ek aidat toplamak yerine, her ay küçük bir karşılık ayırıp ayrı bir hesapta biriktirmek kat malikleri için çok daha adildir. Bu kalemi işletme projesi örneğine ayrı satır olarak ekleyebilirsiniz.
Adım 6: Günlük İşleyişi Düzenleyin
- Maaşı her ay aynı gün, apartman hesabından görevlinin banka hesabına ödeyin; elden ödeme ispat sorunu yaratır.
- Ücret bordrosunu imzalatın ve saklayın.
- Yıllık izin kullanımını yazılı kayıt altına alın.
- Görev tanımında değişiklik olursa sözleşmeye ek yapın.
- İş sağlığı ve güvenliği yükümlülükleri (eğitim, gerekli ekipman) konusunda mali müşavir veya İSG profesyonelinden bilgi alın.
Sık Yapılan Hatalar
- Görevliyi "sadece kapıcı dairesi karşılığı" sigortasız çalıştırmak
- İşe giriş bildirgesini çalışma başladıktan sonra vermek
- Maaş artışını kurul kararı olmadan uygulayıp aidata yansıtmak
- Kıdem tazminatı için hiç karşılık ayırmamak
- Kapıcı giderini arsa payına göre dağıtmak (aksine anlaşma yoksa eşit dağıtılmalıdır)
Personel giderinin aylık aidat borçlandırmasına doğru yansıtılması, küçük apartmanlarda en çok zaman alan işlerden biridir. Apartman Portal ile eşit paylaşılan giderleri bir kez tanımlayıp her ay otomatik borçlandırabilirsiniz; küçük apartmanlar için çözümümüze göz atabilirsiniz.
Bu içerik bilgilendirme amaçlıdır, hukuki danışmanlık değildir. İş hukuku ve SGK uygulamaları için bir mali müşavir veya avukata danışın; asgari ücret ve prim oranlarının güncel değerini kontrol edin.