Birden Fazla Yönetici ve Yönetim Devri: Veri Kaybolmadan

Türkiye'de apartman yöneticileri çoğunlukla bir yıllığına seçilir ve her genel kurulda değişebilir. Kat Mülkiyeti Kanunu'nun 34. maddesi yönetimin bir kişiye ya da üç kişilik bir kurula verilebileceğini, süre belirtilmemişse görevin bir yıl olduğunu söyler. Bu gerçek, yazılım seçerken sık atlanan bir soruyu doğurur: Yönetici değiştiğinde ne olacak? Hesap eski yöneticinin telefonuna bağlıysa, kayıtlar onun bilgisayarındaki Excel'deyse, her devir küçük bir felakete dönüşür. Bu yazıda Apartman Portal'da birden fazla yöneticiyle çalışmayı ve yönetim devrini anlatıyoruz.

Apartman kişiye değil, yönetim hesabına aittir

Apartman Portal'da apartmanınızın tüm kayıtları (daireler, borçlar, tahsilatlar, kasa hareketleri, duyurular, talepler, toplantılar, belgeler) kişisel bir hesapta değil, apartmanın yönetim hesabında tutulur. Yöneticiler bu hesaba üye olarak bağlanır. Bir yönetici ayrıldığında hesap ve içindeki her şey yerinde kalır; yalnızca o kişinin erişimi sona erer. Sakinlerin davetleri, ödeme geçmişleri ve makbuzları etkilenmez.

Birden fazla yönetici eklemek

Yönetim üç kişilik bir kurul ise ya da yöneticiye bir denetçi veya muhasebeyle ilgilenen bir komşu yardım ediyorsa, herkesin aynı paneli kullanması işleri hızlandırır.

1. Ayarlar → Yöneticiler bölümünü açın.
2. Eklemek istediğiniz kişinin telefon numarasını ve isterseniz adını girin.
3. Davet hazırlanır. Bu numarayla giriş yapan kişi otomatik olarak yönetici olur; dilerseniz oluşan bağlantıyı WhatsApp ile de iletebilirsiniz.
4. Davet yedi gün geçerlidir. Bekleyen davetler listede görünür ve istenirse iptal edilebilir.

Yeni yönetici giriş için yalnızca telefon numarası ve SMS kodunu kullanır; şifre paylaşmanız gerekmez. Ortak şifre kullanmamak hem güvenlik hem de hesap verebilirlik açısından önemlidir: her işlem, onu yapan kişinin adıyla kayda geçer.

Yetkiler

Panelde eklenen her yönetici tam yetkiyle çalışır: borç ve tahsilat girebilir, gider kaydedebilir, duyuru yayınlayabilir, talepleri yönetebilir, diğer yöneticileri ekleyip çıkarabilir. Bugün için salt okunur ya da kısıtlı yönetici rolü bulunmuyor; bu yüzden yalnızca kat malikleri kurulunun yetkilendirdiği kişileri yönetici olarak ekleyin. Kapı görevlisi gibi yalnızca kargo ve ziyaretçi kaydı yapacak kişiler için ayrı bir personel rolü vardır.

Kim ne yaptı?

Finansal kayıtlar silinmez; hatalı bir borç iptal edilir veya ters kayıtla düzeltilir. Yönetici ekleme ve çıkarma dahil bu işlemler, yapan kişi ve zamanla birlikte denetim kaydına yazılır. Birden fazla yöneticinin çalıştığı yerlerde “bunu kim girdi?” sorusunun cevabı her zaman bulunur. Kanunun 35. maddesinde sayılan yönetici görevleri (gelir-gider kaydı, kararları uygulama) açısından da bu iz değerlidir.

Yönetim devri adım adım

Genel kurulda yeni yönetici seçildi. Devri panelde şöyle yaparsınız:

1. Yeni yöneticiyi ekleyin: Eski yönetici, Ayarlar → Yöneticiler'den yeni yöneticinin telefonunu girer.
2. Yeni yönetici giriş yapar: SMS koduyla girer ve apartmanın tüm geçmişini görür: dairelerin borç bakiyeleri, kasa, raporlar, toplantılar ve karar kayıtları.
3. Birlikte kontrol edin: Kasa bakiyesini banka hesabıyla, açık borçları dairelerle karşılaştırın. Raporlar ekranından Excel çıktısı ve işletme hesabı alıp devir tutanağına ekleyebilirsiniz.
4. Eski yönetici ayrılır: Yöneticiler listesinde kendi satırındaki “Yönetimden ayrıl” düğmesine basar ya da yeni yönetici onu “Çıkar” ile listeden kaldırır.

Ayrılan yöneticinin erişimi biter ama yaptığı kayıtlar silinmez ve adı geçmiş işlemlerde görünmeye devam eder. Kendisi aynı zamanda dairede malik veya kiracıysa, sakin olarak panelini kullanmayı sürdürür.

Devir tesellüm tutanağı, banka yetkisinin değişmesi ve karar defterinin teslimi gibi panel dışı adımlar için yönetim devir teslim rehberimize bakabilirsiniz. Tutanak için toplantı tutanağı şablonu da işinize yarar.

Son yönetici korunur

Bir apartmanın hiç yöneticisiz kalması, kimsenin borç giremediği, duyuru yayınlayamadığı ve sakinlerin ödeme bildirimlerinin onaysız beklediği kilitli bir hesap demektir. Bunu önlemek için:

• Listede tek yönetici varsa “Çıkar” ve “Yönetimden ayrıl” düğmeleri görünmez; sistem “Son yönetici çıkarılamaz; önce başka bir yönetici ekleyin” der.
• Tek yönetici olduğunuz bir apartman varken hesabınızı silmek de engellenir.

Yani doğru sıra daima önce ekle, sonra ayrıldır. Eski yönetici ulaşılamaz durumdaysa ve yeni yöneticiyi ekleyemiyorsa, panel içindeki Destek ekranından ürün ekibine yazılabilir.

Abonelik devirde ne olur?

Abonelik de kişiye değil yönetim hesabına bağlıdır. Ayarlar ekranındaki Abonelik bölümünde mevcut plan ve deneme süresinin bitiş tarihi görünür; yeni yönetici bu bilgiyi aynı yerden takip eder. Yönetim değişti diye yeni hesap açmanız ya da verileri taşımanız gerekmez. Planlar için fiyatlar sayfasına bakabilirsiniz.

KVKK notu

Yönetici, sakinlerin telefon, borç ve ödeme bilgilerine erişir. Ayrılan yöneticinin erişiminin derhal kapatılması, Kişisel Verilerin Korunması Kanunu açısından da iyi bir uygulamadır: görevi biten kişinin kişisel verilere erişimi sürmemelidir. Paylaşımlı şifre yerine kişiye özel giriş ve devirde “Yönetimden ayrıl” adımı bunu kolaylaştırır.

Kimler için önemli?

• Yönetim kurulu olan siteler: Üç üyenin aynı kayıtlar üzerinde çalışması.
• Her yıl yöneticinin döndüğü küçük apartmanlar: Sırası gelen komşuya hesabı birkaç dakikada devretmek.
• Profesyonel yönetim firmaları: Birden çok mülkü yöneten firmalarda üstteki mülk seçiciyle binalar arasında geçiş; ayrıntılar yönetim firmaları sayfasında.