Apartman PortalBir apartman yönetim yazılımının başarısı yöneticinin değil, sakinlerin onu kullanıp kullanmamasına bağlıdır. Sakin girmiyorsa duyurular yine WhatsApp'a, ödeme dekontları yine yöneticinin özel mesajlarına gider. Bu yüzden Apartman Portal'ın sakin paneli sade tutuldu: uygulama indirmek yok, şifre yok, ilk ekranda en çok sorulan soru olan “ne kadar borcum var?” cevaplanıyor. Bu yazıda kat maliklerinin ve kiracıların panelde gördüğü her bölümü anlatıyoruz.
Panele nasıl girilir?
Yönetici sizi dairenize ad ve telefon numaranızla davet eder; davet bağlantısı genellikle WhatsApp'tan gelir. Bağlantıyı açıp telefonunuza gelen SMS kodunu girdiğinizde hesabınız dairenize bağlanır. Sonraki girişlerde de yalnızca telefon numarası ve SMS kodu gerekir. Davet süreci hakkında: sakin daveti.
Ana sayfa: borç, ödeme bilgileri, yönetim
Borç kartı
Ana sayfanın başında dairenizin tüm açık borçlarının toplamı ve son ödeme tarihi yer alır. Altında aylık aidatlar ve varsa ek borçlar (yakıt, tadilat payı gibi) ayrı ayrı listelenir. Aidat geçmişinizde ödediğiniz aylar ve makbuzlar bulunur.
Kiracıysanız, taşınmadan önceki döneme ait borçlar ve demirbaş niteliğindeki kalemler ayrı bir notla gösterilir. Bu ayrım bilgilendirme amaçlıdır: kimin neyi ödeyeceği kira sözleşmesine ve Kat Mülkiyeti Kanunu'nun 22. maddesi gibi hükümlere göre belirlenir.
Ödeme
Yönetici online ödemeyi bağladıysa “Kartla öde” düğmesiyle iyzico altyapısı üzerinden ödersiniz. Her durumda “Aidat ödeme bilgileri” kartında apartman hesabının IBAN'ı görünür ve tek dokunuşla kopyalanır. Havale yaptıktan sonra “Havale yaptım” ile dekontlu bildirim gönderirsiniz; yönetici onaylayınca makbuz oluşur. Ayrıntılı akış için kartla online aidat ödeme yazımıza bakabilirsiniz.
Yönetim kartı
Apartmanın yöneticisinin kim olduğu ana sayfadaki Yönetim kartında görünür. Yeni taşınanlar için “kime soracağım?” sorusunun cevabı budur.
Duyurular
Yöneticinin yayınladığı duyurular ana sayfada ve Duyurular ekranında listelenir. Bir duyuruyu gördüğünüzde okundu sayılır; yönetici kaç dairenin duyuruyu okuduğunu görür. Böylece su kesintisi ya da genel kurul çağrısı gibi önemli bir bilgiyi kimin kaçırdığı anlaşılır. Bkz. duyuru yönetimi.
Talepler, sorular ve öneriler
Arızalı asansör, yanmayan merdiven lambası, sızan çatı: Talepler ekranından kategori seçip kısa bir açıklama yazarak bildirirsiniz. Talebin durumu (alındı, işleme alındı, çözüldü) sizde de güncellenir. Aynı altyapı “Soru” ve “Öneri / istek” kategorilerini de taşır; yönetime sormak istediğiniz bir şeyi kayıt altında iletebilirsiniz. Yöneticiyle birebir yazışma için ayrıca Mesajlar ekranı vardır.
Yönetim ne yaptı?
Faaliyet akışı, yönetimin son 30, 90 veya 365 gündeki işlerini özetler: yapılan harcamalar, yayınlanan duyurular, çözülen talepler ve ne kadar sürede çözüldükleri, toplantılar ve kararlar, bakımlar, paylaşılan belgeler. Bu akışta kişisel veri yer almaz; kimin borçlu olduğu ya da hangi dairenin şikâyet ettiği gösterilmez. Şeffaf bütçe ekranında ise harcamaları kategori bazında ve bütçeyle karşılaştırmalı görürsünüz.
Anketler
Yönetici bir konuda görüş sorduğunda (örneğin bahçe düzenlemesi için iki teklif arasında tercih) Anket ekranında oy kullanırsınız. Taslak halindeki anketler sakinlere gösterilmez; yalnızca yayınlanmış anketleri görürsünüz. Anketler görüş toplamak içindir, kat malikleri kurulu kararının yerine geçmez.
Rezervasyon
Toplantı salonu, misafir odası, spor alanı gibi ortak alanlar yönetici tarafından tanımlandıysa Rezervasyon ekranından uygun saati seçip ayırırsınız. Çakışan rezervasyonlar önlenir, kimin ne zaman kullandığı tartışması ortadan kalkar. Bkz. rezervasyon.
Kargolarım ve ziyaretçiler
Görevli personeli olan binalarda kapıda teslim alınan kargolar sisteme girilir; Kargolarım ekranında size ait olanları görürsünüz. Ziyaretçi kayıtları da benzer şekilde tutulur.
Toplantılar ve belgeler
Genel kurul çağrıları, toplantı tarihleri ve alınan kararlar Toplantılar ekranında; yönetim planı, işletme projesi gibi paylaşılan dosyalar Belgeler ekranında yer alır.
Birden fazla daireniz varsa
Aynı binada ya da aynı yönetim altındaki farklı dairelerde malikseniz, panelin üst kısmında bir daire seçici görünür. Seçtiğiniz daireye göre borçlar, makbuzlar ve talepler değişir. Toplamlar daireler arasında karışmaz. Yurt dışında yaşayan ve dairesini uzaktan takip eden malikler için: yurt dışındaki kat malikleri.
Gizlilik: yeni sakin eski sakinin verisini görmez
Daireler el değiştirir; kiracılar taşınır, ev satılır. Apartman Portal'da sakin verisi dönem bazlıdır. Bir daireye yeni gelen sakin, oturmaya başladığı tarihten önceki mesajları, kargo ve ziyaretçi kayıtlarını ve makbuzları görmez. Önceki sakinin kime mesaj attığı veya hangi kargoyu aldığı yeni sakini ilgilendirmez; bu kural Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nun (KVKK) ölçülülük ilkesiyle uyumludur. Dairenin açık borçları ise borç kartında görünmeye devam eder, çünkü borç kişiye değil daireye aittir; kiracıya bu kalemler ayrı notla gösterilir.
Ayrıca hiçbir sakin, diğer dairelerin borç durumunu, telefonunu veya ödeme geçmişini göremez.
Özet
- Giriş: telefon ve SMS kodu, şifre yok.
- Ana sayfa: borç, IBAN kopyalama, kartla öde (bağlıysa), havale bildirimi, yönetim bilgisi.
- İletişim: duyurular, talepler, sorular, mesajlar.
- Katılım: anketler, toplantılar, rezervasyon.
- Şeffaflık: yönetim ne yaptı, şeffaf bütçe, belgeler.
- Gizlilik: dönem bazlı veri, diğer dairelerin bilgisi kapalı.