Apartman PortalAidat tahsilatında en çok zaman kaybettiren şey ödemenin kendisi değil, ödemenin doğrulanmasıdır. Sakin havaleyi yapar, dekontu WhatsApp'tan atar; yönetici banka hesabına bakar, kimin hangi ay için ödediğini eşleştirir, deftere yazar. Apartman Portal bu zinciri tek bir akışa toplar. Bu yazıda akışı önce sakinin, sonra yöneticinin gözünden anlatıyoruz.
Sakin gözünden: borcu görmek
Sakin telefon numarası ve SMS koduyla giriş yaptığında ana sayfanın en üstünde borç kartını görür. Kartta dairesinin açık borçlarının toplamı ve en yakın son ödeme tarihi yer alır. Borçların ayrıntısı (hangi ayın aidatı, ek borç olarak girilmiş yakıt veya tadilat payı gibi) altında listelenir; aidat geçmişi de aynı sayfadadır.
Kiracılar için önemli bir ayrıntı: kiracı, taşınmadan önceki döneme ait borçları ve demirbaş niteliğindeki kalemleri ayrı bir notla görür. Bu kalemler genellikle malikin sorumluluğundadır; not, kiracının “bu borç bana mı ait?” sorusunu karşılamak içindir. Birden fazla dairesi olan bir malik, üstteki daire seçiciyle daireler arasında geçiş yapar.
Seçenek 1: Kartla öde
Yönetici online ödeme altyapısını bağladıysa borç kartında “Kartla öde” düğmesi görünür. Ödeme iyzico altyapısının barındırdığı ödeme formunda yapılır; kart numarası Apartman Portal sunucularına hiç ulaşmaz, saklanmaz. Ödeme başarılı olduğunda borç otomatik kapanır ve makbuz oluşur; yöneticinin ayrıca onaylaması gerekmez.
Ödeme altyapısı bağlı değilse “Kartla öde” düğmesi hiçbir ekranda görünmez. Sakin, çalışmayan bir düğmeyle karşılaşmaz; doğrudan havale seçeneğini kullanır. Ayrıntılar: online aidat ödeme.
Seçenek 2: Havale/EFT ve ödeme bildirimi
Türkiye'de apartmanların büyük kısmı aidatı hâlâ banka havalesiyle topluyor ve bu yöntem Apartman Portal'da birinci sınıf bir yol olarak destekleniyor.
- IBAN'ı kopyalayın: Sakin ana sayfasındaki “Aidat ödeme bilgileri” kartında apartman hesabının alıcı adı ve IBAN'ı dörder haneli gruplar halinde görünür. Kopyala düğmesi IBAN'ı boşluksuz panoya alır; bankacılık uygulamasına yapıştırmak yeterlidir.
- Havaleyi yapın: Açıklamaya daire numarasını yazmak yöneticinin işini kolaylaştırır.
- “Havale yaptım” deyin: Ödeme bildirimi ekranında tutarı, tarihi girer ve dekontu ekleyebilirsiniz.
- Onayı bekleyin: Bildirim yöneticiye düşer. Yönetici banka hesabını kontrol edip onayladığında ödeme borca işlenir ve makbuz oluşur.
Bildirim bekledikçe sakin, ödemesinin “onay bekliyor” durumunda olduğunu görür; böylece aynı ödeme için tekrar tekrar mesaj atma ihtiyacı kalmaz.
Makbuz
Kartla ya da onaylanmış havaleyle yapılan her ödeme için makbuz oluşur ve sakinin aidat geçmişinde saklanır. Makbuzlar dönem bazlıdır: daireye yeni taşınan bir sakin, önceki sakinin makbuzlarını göremez. Bu hem gizlilik (KVKK) hem de karışıklığı önlemek için bilinçli bir kuraldır.
Yönetici gözünden: tahsilat takibi
Gelen bildirimler
Havale bildirimleri yönetici panelinde onay bekleyenler olarak listelenir. Dekontu açıp banka hareketiyle karşılaştırır, onaylar veya reddedersiniz. Banka ekstrenizi yükleyerek hareketleri borçlarla eşleştiren Banka ekranı, ay sonunda toplu kontrol için ayrıca kullanılabilir.
Elden veya bildirimsiz gelen ödemeler
Her sakin sistemi kullanmak zorunda değil. Elden nakit veren ya da bildirim yapmadan havale gönderen sakinler için Daireler ekranında ilgili daireye girip tahsilat gir düğmesini kullanırsınız. Borçlar ekranında birden fazla borcu seçip toplu tahsilat da yapabilirsiniz.
Hatalı kayıt nasıl düzeltilir?
Finansal kayıtlar silinmez. Yanlış girilmiş bir borç iptal edilir; iptal işlemi kim tarafından ve ne zaman yapıldığıyla denetim kaydına yazılır. Bu yaklaşım, sonradan “kayıtlar değiştirilmiş” şüphesini ortadan kaldırır ve denetçiye ya da yeni yöneticiye temiz bir iz bırakır.
Gecikenler
Aidat ayarlarında tanımladığınız son ödeme günü ve gecikme kuralı borçlara uygulanır. Ayarlar ekranındaki borç hatırlatma ile ödeme gününü kaçıranlara hatırlatma yapılabilir. Uzun süre ödemeyen daireler için daire sayfasından ihtarname taslağı hazırlanabilir. Kat Mülkiyeti Kanunu'nun 20. maddesi gecikme tazminatını düzenler; tutarı örneklemek için gecikme faizi hesaplama aracını kullanabilirsiniz.
Kasa ve raporlar
Onaylanan her tahsilat kasaya gelir olarak yansır. Kasa ekranında gelir ve giderler, Raporlar ekranında Excel çıktısı ve işletme hesabı yer alır. Kat malikleri kurulunda “bu yıl ne toplandı, ne harcandı” sorusunun cevabı hazırdır. Sakinler de kategori bazlı harcamaları şeffaf bütçe panosunda görür.
Neden iki yol birlikte?
Kartla ödeme hızlıdır ve onay gerektirmez, ancak işlem maliyeti vardır ve her sakin kart kullanmak istemez. Havale masrafsızdır ama doğrulama ister. Apartman Portal ikisini aynı borç kaydında birleştirir: sakin hangi yolu seçerse seçsin borç aynı yerde kapanır, makbuz aynı yerde oluşur. Excel ile ilerlemek isteyen yöneticiler için aidat takip tablosu şablonu da bir başlangıç noktasıdır.