İhtarnamedeki gecikme tazminatı nasıl hesaplanıyor?

Döküm, dairenin açık borç kayıtlarından oluşturulur. Gecikme tazminatı, aidat kuralında tanımlı orana göre (KMK m.20 varsayılanı aylık %5) her borç için ayrı kalem olarak gösterilir. Oranı aidat kuralı ayarlarından kontrol edebilirsiniz.

Dairenin küçük bir borcu varken borcu yoktur yazısı verilebilir mi?

Hayır. Açık borç bulunan daire için sistem borcu yoktur yazısı üretmez. Borç ödenmeli ya da kayıt hatalıysa ters kayıtla düzeltilmelidir; ardından yazı otomatik doldurulur.

Kapı modülünü güvenlik görevlisi kullanabilir mi?

Evet. Ziyaretçi ve kargo kaydı yönetici veya yetki verilen personel tarafından yapılır. Personele yalnızca bu modül için yetki verip finans ekranlarını kapalı tutmanızı öneririz. Sakin ise yalnızca kendi dairesine ait kargoları görür.

İhtarname, Raporlar ve Kapı Modülü Eklendi

İhtarname ve borcu yoktur yazısı kayıtlardan otomatik hazırlanıyor; tahsilat raporları Excel'e aktarılıyor, ziyaretçi ve kargo kapıda kayıt altında.

Apartman Portal'a üç yeni modül ekledik: daire borç kayıtlarından otomatik doldurulan ihtarname ve borcu yoktur yazısı, tek tıkla Excel'e aktarılabilen raporlar ve kapıdaki ziyaretçi ile kargo takibi. Üçü de gönüllü yöneticilerin bize en sık ilettiği “bunu hâlâ Word'de / defterde yapıyorum” işlerinden geliyor. Aşağıda her birinin ne yaptığını, nasıl kullanıldığını ve sınırlarını anlatıyoruz.

İhtarname: borç dökümü kayıtlardan geliyor

Aidat borcunu ödemeyen kat malikine gönderilen ihtarname, yasal takibe geçmeden önceki en yaygın adımdır. Word şablonuyla hazırlanan ihtarnamelerde en sık hata borç dökümüdür: hangi ay ne kadar, gecikme tazminatı ne kadar, hangi tarihe kadar hesaplandı? Yeni modülde yönetici ilgili daireyi seçer; ihtarname dairenin açık borç kayıtlarından otomatik doldurulur. Döküm, dönem bazında anapara ve KMK m.20'ye göre hesaplanan gecikme tazminatını ayrı kalemler olarak gösterir.

Belge tarayıcıdan yazdırılabilir veya PDF olarak kaydedilebilir. İhtarnameyi nasıl göndereceğiniz (noter, iadeli taahhütlü mektup vb.) sizin tercihinizdir; sistem belgeyi hazırlar, gönderim yapmaz. Ödeme yapılmaması hâlinde izlenecek yolu aidat ödemeyen kat maliki rehberimizde adım adım anlattık. Hesabı elle doğrulamak isterseniz gecikme tazminatı hesaplama aracını kullanabilirsiniz.

Borcu yoktur yazısı: açık borç varsa üretilmez

Daire satışında veya kiracı çıkışında istenen borcu yoktur yazısı, yöneticinin imzasıyla verilen ve sonradan sorumluluk doğurabilecek bir belgedir. Yanlışlıkla borçlu bir daireye bu yazıyı vermek, apartman açısından alacağın tahsilini zorlaştırabilir. Bu nedenle modülde basit ama önemli bir kural var: dairenin açık borcu varsa borcu yoktur yazısı üretilmez. Yönetici önce borcun kapatılmasını veya kaydın düzeltilmesini sağlamalıdır.

Borç kapalıysa yazı daire, malik ve tarih bilgileriyle otomatik doldurulur; yazdırılır veya PDF olarak kaydedilir. Satış sürecindeki alıcı veya emlak danışmanı için dakikalar içinde hazırlanır.

Raporlar ve Excel çıktısı

Yeni raporlar ekranı, yöneticinin genel kurul öncesinde ya da denetçi istediğinde elle derlediği tabloları tek yerde topluyor:

Tahsilat oranı: Tahakkuk eden aidatın ne kadarının tahsil edildiği.
Gecikenler listesi: Daire, malik, toplam borç ve en eski vade tarihiyle; en eski borç en üstte.
Aylık tahakkuk ve tahsilat: Her ay ne kadar borçlandırıldı, ne kadar tahsil edildi.
Gider dağılımı: Giderlerin kategorilere göre dağılımı.
Kasa hareketleri: Tüm hareketlerin Excel dökümü.

Her rapor tek tıkla Excel dosyası olarak indirilebilir. Excel'le çalışmaya alışkın yöneticiler ve muhasebeciler için bu, veriyi panelden çıkarıp kendi analizlerini yapabilmek demektir. Tamamen Excel'de kalmak isteyenler için ücretsiz aidat takip tablosu şablonumuz da duruyor.

Ziyaretçi ve kargo takibi

Kapısında görevli bulunan site ve rezidanslarda en çok vakit alan günlük işlerden biri kargo ve ziyaretçi takibidir. Yeni kapı modülünde yönetici veya yetki verilen personel:

Ziyaretçi giriş ve çıkışını kaydeder,
Gelen kargoyu ilgili daireye kaydeder,
Kargo teslim edildiğinde kaydı “teslim edildi” olarak kapatır.

Sakin, panelindeki “kargolarım” bölümünde bekleyen ve teslim edilmiş kargolarını görür. “Kargom geldi mi?” telefonları azalır; kayıp paket tartışmasında da tarihli bir kayıt olur. Plaka tanıma ve kartlı geçiş sistemleriyle entegrasyon ise yakında; bugün kayıtlar panel üzerinden elle girilir.

Nasıl başlanır?

İhtarname ve borcu yoktur yazısı için dairelerinizin borç kayıtlarının güncel olduğundan emin olun; eksik manuel ödeme kaydı varsa önce onu girin.
Gecikme tazminatı oranınızın aidat kuralında doğru ayarlandığını kontrol edin.
Raporlar ekranını açıp gecikenler listesini inceleyin; genel kurul öncesinde Excel çıktısını alın.
Kapı modülü için görevli personele yetki verin; finans ekranlarına erişim vermeyin.
Sakinlere “kargolarım” bölümünü kısa bir duyuruyla tanıtın.

Sınırlar

Otomatik doldurulan belgeler, sisteme girilen kayıtlar kadar doğrudur. Açılış bakiyeleri eksik girilmişse döküm de eksik olur. İhtarname metni genel bir şablondur; icra takibi veya dava gibi adımlardan önce bir hukukçuya danışmanızı öneririz. İcra takip entegrasyonu da yol haritasında yakında olarak yer alıyor.

Tüm canlı özellikleri aidat takibi ve diğer özellik sayfalarında bulabilirsiniz.

Bu içerik bilgilendirme amaçlıdır, hukuki danışmanlık değildir.