Apartman Portalİhtarname, Kat Mülkiyeti Kanunu'nda ayrı bir madde olarak düzenlenmez; ancak m.36 yöneticinin yaptığı "ihtar ve tebligatın özetini" işletme defterine yazmasını ister ve uygulamada ihtar, hemen her aidat uyuşmazlığının ilk adımıdır. Genellikle noter aracılığıyla gönderilir; böylece tebliğ tarihi kesin olarak belgelenir. Taahhütlü mektup veya elden imza karşılığı tebliğ de mümkündür.
Aidat borcunda ihtar, gecikme tazminatının işlemesi için şart değildir; tazminat vade tarihinden itibaren kendiliğinden işler. Yine de ihtar üç açıdan yararlıdır: borçluya son fırsat verir, icra takibinde kötü niyet ve yargılama gideri tartışmalarında yönetimin lehine delil olur, KMK m.25'teki mülkiyetin devri davasında aranan "uyarıya rağmen" koşulunu sağlar. Ayrıca kiracıya yapılan ihtar, m.22 uyarınca kira bedelinin yönetime ödenmesini talep etmenin yoludur.
Örnek: 6 aydır aidat ödemeyen 4 numaralı dairenin malikine 15 Nisan 2026'da noter ihtarı gönderilir: "18.000 ₺ asıl borç ve 2.700 ₺ gecikme tazminatı olmak üzere 20.700 ₺'nin tebliğden itibaren 7 gün içinde ödenmesi, aksi halde icra takibi başlatılacağı" bildirilir. Noter ücreti ortak giderdir; ödeme olmazsa takip masrafı borçludan istenir.
Adım adım süreç için aidat ödemeyen kat maliki rehberine bakın.