Apartman PortalApartman yöneticisi istifa dilekçesini kime verir?
Yöneticiyi atayan organ kat malikleri kurulu olduğu için istifa da kurula yapılır. Kurulun ayrı bir adresi veya sekreteryası olmadığından uygulamada dilekçe "[Apartman adı] Kat Malikleri Kuruluna" hitabıyla yazılır ve bütün kat maliklerine ulaştırılır. Bildirim için en güvenli yollar, kanunun toplantı çağrısında da aradığı iki yoldur: her kat malikine imza karşılığı elden vermek veya taahhütlü mektupla göndermek. Böylece istifanın hangi tarihte kime ulaştığı ispatlanır.
- Tek yönetici ise: Dilekçe bütün kat maliklerine bildirilir; denetçi varsa ona da bir örnek verilir.
- Yönetim kurulu üyesi ise: Kurul üyesinin istifası da kat malikleri kuruluna yapılır; diğer yönetim kurulu üyelerine ayrıca bilgi verilir ve banka hesabındaki imza yetkisinin nasıl değişeceği belirtilir.
- Profesyonel yönetim şirketi ise: İlişki hizmet sözleşmesine dayanır; fesih bildirimi sözleşmedeki süre ve şekle uygun yapılır, kurula ayrıca bildirilir.
Belediyeye, muhtarlığa, tapu müdürlüğüne veya notere istifa bildirimi yapmak zorunlu değildir. Dilekçeyi noter aracılığıyla göndermek ise ispatı güçlendirir; noter ücreti için noterinize sorun.
Yasal dayanak: istifa serbest mi?
Kat Mülkiyeti Kanunu yöneticinin istifasını ayrı bir maddede düzenlemez. Yönetici kat maliklerine karşı "aynen bir vekil gibi" sorumlu olduğu (KMK m.38) ve kural olarak vekilin haklarına sahip olduğu (KMK m.40) için Türk Borçlar Kanunu'nun vekalet hükümleri uygulanır:
"Vekâlet veren ve vekil, her zaman sözleşmeyi tek taraflı olarak sona erdirebilir. Ancak, uygun olmayan zamanda sözleşmeyi sona erdiren taraf, diğerinin bundan doğan zararını gidermekle yükümlüdür." (TBK m.512)
Yani yöneticiyi görevde kalmaya zorlayan bir hüküm yoktur; ama "uygun olmayan zaman" kanunda tanımlanmamıştır. Kış ortasında yakıt alımı yapılmadan, devam eden bir icra takibinde süre dolmak üzereyken veya kimseye haber vermeden bırakmak bu kapsamda tartışılabilir. Bu yüzden dilekçede makul bir devir tarihi vermek ve o tarihe kadar acil işleri sürdürmek yöneticiyi korur.
KMK m.40'ın ikinci fıkrası ayrıca özel bir durum öngörür: kat malikleri kendilerine düşen borç ve yükümleri yöneticinin noter aracılığıyla yaptığı ihtara rağmen vaktinde ve tamamen yerine getirmezse, yönetici hiçbir tazminat ödemeye mecbur olmaksızın sözleşmesini feshedip çekilebilir ve uğradığı zararın tazminini isteyebilir. Aidatlar ödenmediği için bırakmayı düşünen yönetici önce bu ihtarı çekmelidir.
Hesap verme ve devir teslim yükümlülüğü
İstifa görevi sona erdirir ama hesap verme borcunu ortadan kaldırmaz. Vekil, yürüttüğü işin hesabını vermek ve vekaletle ilgili aldıklarını vekalet verene teslim etmekle yükümlüdür; teslimde geciktiği paranın faizini de öder (TBK m.508). KMK m.36 da yöneticinin bütün defter ve belgeleri bir dosyada saklamasını ister; bu dosya görev bitince yeni yöneticiye geçer. İstifa eden yöneticinin hazırlaması gerekenler:
- Hesap kesim tarihi itibarıyla gelir-gider dökümü ve işletme defteri,
- Banka hesap ekstresi ve fiili kasa sayımı,
- Daire bazlı alacak listesi ve süren icra takiplerinin dosya bilgileri,
- Noter tasdikli karar defteri, sözleşmeler, faturalar, abonelik bilgileri ve anahtarlar,
- Banka hesabı üzerindeki imza yetkisinin yeni yöneticiye devri için gerekli bilgiler.
Bütün bunları yönetim devir teslim tutanağıyla ve tanık huzurunda teslim edin. Hesapların kurulda görüşülüp kabul edilmesi ve ibra kararı alınması eski yönetici için önemli bir güvencedir; devir teslim tutanağı tek başına ibra anlamına gelmez.
Yeni yönetici seçilene kadar ne olur?
İstifa ile yeni yöneticinin atanması arasındaki boşluk, apartmanlarda en çok sorun çıkaran dönemdir. Kanunun çözümleri şunlardır:
| Soru | Cevap | Dayanak |
|---|---|---|
| Toplantıyı kim çağırır? | Yönetici, denetçi veya kat maliklerinin üçte biri; çağrı en az 15 gün önce imza karşılığı veya taahhütlü mektupla | KMK m.29 |
| Yeni yönetici nasıl atanır? | Kat maliklerinin sayı ve arsa payı bakımından çoğunluğuyla | KMK m.34 |
| Bu arada işler kimde? | 8 ve daha fazla bağımsız bölümde yönetici yoksa m.35'teki işlerden kat malikleri müştereken sorumludur | KMK m.35 |
| Kimse aday olmazsa? | Bir kat malikinin başvurusu üzerine sulh mahkemesi yönetici atar | KMK m.34 |
Pratikte en sağlıklı yol, istifa eden yöneticinin dilekçeyle birlikte olağanüstü toplantı çağrısını da yapmasıdır (genel kurul çağrı mektubu). Kurul, yeni atama yapılana kadar acil ödemelerin aksamaması için bir veya iki kat malikine sınırlı ve süreli yetki verebilir; bu kararı da karar defterine yazın. Seçim için yönetici seçim tutanağı örneğini kullanabilirsiniz.
Sık yapılan hatalar
- Anahtarı ve dosyayı kapıya bırakıp gitmek: Hesap verme borcu (TBK m.508) ortadan kalkmaz; teslim tutanaksız kalır.
- Banka yetkisini devretmeden ayrılmak: Gelen aidatlar ve otomatik ödemeler askıda kalır, mutabakat zorlaşır.
- İstifayı yalnızca mesaj grubuna yazmak: İstifanın tarihi ve muhatabı tartışmalı hale gelir.
- Tarih vermemek: "Bırakıyorum" demek yerine görevi hangi tarihe kadar sürdüreceğinizi yazın.
- Toplantı çağrısını kat maliklerine bırakmak: Çağrı yapılmazsa boşluk aylarca sürebilir; sorumluluk bütün maliklere dağılır, kimse işi sahiplenmez.
Konunun ayrıntılı anlatımı için apartman yöneticisi istifa ederse ne olur rehberine bakın.